Raideliikenteen sujuvuuden parantaminen satama-alueella –hankkeessa järjestettiin syyskuussa 2019 opiskelijoille ideakilpailu, jolla etsittiin sataman turvallisuutta ja tehokkuutta lisäävää ideaa raideliikenteen liikenteenohjaukseen. Tehtävänannossa pyydettiin vastaamaan ideakilpailuun kirjallisesti ja suosimaan Xamkin opinnäytetyöpohjan valmista asiakirjamuotoilua. Tässä artikkelissa käydään läpi muutama ajatus, miksi on tärkeää raportoida selkeästi ja kattavasti sekä miten hyvin raportoimalla voi edesauttaa voittamista.
Ideakilpailun aihe oli haastava, mutta mahdollisti mielikuvitukselliset ratkaisut. Kisaan saatiin yhteensä 14 määräaikaan mennessä lähetettyä ja hyväksyttyä osallistumista. Koska ideoita ei ollut tämän enempää, niiden läpikäynti oli vielä inhimillistä. Toisin voi olla esimerkiksi laajoissa kansallisissa tai kansainvälisissä ideakilpailuissa, opettajien pyytämissä kurssitehtävissä tai työnhaussa – näissä hakemuksia voi olla jopa tuhansia. Joskus myös työnhaku voi olla osittainen asiakirjakilpailu, jossa heikot raportoijat karsitaan heti alussa.
Ensimmäinen asia, mitä hyvää raporttia valmistellessa tulisi sisäistää on ajatus siitä, mihin sitä tarvitaan.
Osallistuminen ideakilpailuun ja avoin hakemus uuteen työpaikkaan ovat kaksi aivan erilaista asiakirjaa. Pyydetystä palautusohjeesta ei yleensä kannata poiketa, jollei ole aivan varma, että ohje on viitteellinen ja omat taidot riittävät. Muotoilijoille on varmasti luontevaa kuvailla ideoitaan kuvin ja luoda ajatuksiaan tukeva näyttävä asiakirja. Muille ohjeiden seuraaminen lienee parasta.
Ideakisaan haluttiin kirjalliset opinnäytetyöpohjaa mukailevat palautukset siksi, että niiden arviointi ja läpikäynti olisi mahdollisimman helppoa ja nopeaa. Opinnäytetyöpohjassa on valmiina kaikki tarvittavat tiedot, jotka tulee aina raportoidessa esittää sekä valmis asiakirjamuotoilu. Sitä käyttämällä jokainen osallistuja voisi varmistaa, että on samalla viivalla muiden kilpailijoiden kanssa ideoiden läpikäyntivaiheessa. Osa käytti asiakirjapohjaa mallikkaasti, osa käytti jotain muuta mallia vaihtelevalla menestyksellä. Jotkut palauttivat itsevarmasti itsensä näköisen työn – lähes poikkeuksetta nämä olivat muotoilijoita tai muita graafisen alan opiskelijoita.
Kirjoita ideasta laajasti – taustoista esimerkkitilanteisiin
Ideakilpailuissa on tärkeää pystyä kuvailemaan ainakin ideaa, sen taustoja, toimintaa, käyttöönottoa, esimerkkitilanteita ja kustannuksia mahdollisimman kattavasti. Mitä kattavammin asian kuvailee, sitä todennäköisemmin kilpailun järjestäjä voi ymmärtää idean potentiaalin. Sataman rautatieliikenteen turvallisuus – kilpailussa läpikäytyjen töiden pituus vaihteli 1-16 sivun välillä.
Toimintaa kuvaileva kertomus ideasta käytössä on voimakas tehokeino. Sen lisäksi itse tehty tutkimus idean taustaksi on usein merkittävä kilpailuasetelman parantaja. Tutkimukset voivat olla esimerkiksi idean toimivuutta selvittäviä nopeita kyselyitä sosiaalisessa mediassa. Yleensä palautusajat eivät edes mahdollista pitkiä selvityksiä, eikä niitä siksi ole mahdollista toteuttaa, eikä niitä idean esittelyyn tarvitsekaan. Elämme kokeilukulttuurissa, jossa nopeat tutkimukset antavat ideoille suuntaa ja vain heijastelevat niiden todellisia vaikutuksia. Pitkissä teksteissä kuvat lisäävät luettavuutta ja niillä voi helpottaa asian esittämistä – siksi kuviin ja myös taulukoihin on viisasta panostaa.
Hyvästä asiakirjasta löytyy myös aina sen kirjoittajan nimi ja yhteystiedot. Voit vain kuvitella turhautumisen määrän, jos lukija on käynyt läpi suuren määrän asiakirjoja, selvittänyt parhaat ideat ja haluaisi ottaa yhteyttä kirjoittajaan, mutta ei löydä asiakirjasta yhteystietoja. Tietysti tekstin lähettämisestä yleensä on jokin säilynyt viestijälki kuten esimerkiksi sähköposti, mutta puuttuvat yhteystiedot aiheuttavat lukijalle turhaa työtä ja etsintää. Helpointa on esitellä itsensä siellä, missä lukija käy läpi kirjoitettuja ajatuksiasi.
Hankkeessa järjestetyn ideakilpailun voitti työ, joka oli pituudeltaan yhdeksän sivua. Työ alkoi johdannolla ja käsitteli kisan ongelmaa, siirtyi luontevasti esittelemään ratkaisuehdotuksen ja uppoutui ratkaisun syvälliseen esittelyyn monesta näkökulmasta. Lopuksi se käsitteli ratkaisun mahdollisia puutteita ja esitti ratkaisulle karkean budjetin – paljonko ratkaisu voisi maksaa sekä miten se voisi tuottaa. Sen lisäksi, että työn idea selkeästi erottautui muista, se oli hyvin raportoitu – kattavasti ja opinnäytetyöpohjaa hyödyntäen.