Opiskeluun ja opinnoissa edistymiseen vaikuttavat monet oppilaitoksen ulkopuoliset asiat, joista opiskelijavastaavalla ei saata olla aavistustakaan. Samaan aikaan opiskelijan kynnys ottaa yhteyttä opiskelijavastaavaan on saattanut nousta liian korkeaksi, ja toisinaan yksinkertaistenkin asioiden ratkaiseminen tuntuu haasteelliselta.
Opiskelijavastaava ja opiskelija toimivat läheisessä yhteistyössä läpi koko opiskelijan opiskeluajan. Alkuperäiset suunnitelmat opintojen aikataulutuksesta saattavat joskus muuttua muuttuvien elämäntilanteiden takia. Sujuvan yhteistyön mahdollistamiseksi olisi tärkeää, että opiskelijan ja opiskelijavastaavan vuorovaikutus on mahdollisimman avointa, jotta opiskelijavastaava osaisi ottaa huomioon opiskelijan tilanteen ja mahdolliset elämänmuutokset ohjeistaessaan häntä opintojen edistämisessä.
Etäopiskelun ja -ohjaamisen haasteet
Etäopiskelusta ja sen haasteista on kirjoitettu paljon tiedotusvälineissä. Etäopiskelun myötä opiskelijoiden oma vastuu opintojen edistämisestä ja aikatauluissa pysymisestä ovat kasvaneet entisestään. Toisaalta taas etäopiskelu on eristänyt opiskelijat erilleen aikaisemmista, normaaleista samassa opiskelutilassa tapahtuvista sosiaalisista kontakteista. Yksinkertaisiin kuulumisten vaihtamiseen, voinnin kysymiseen ja yhteisten suunnitelmien tekemiseen pitää nähdä enemmän vaivaa. Usein sosiaaliset kontaktit läheisimpiin ystäviin ovat säilyneet, kun taas puolestaan nk. hyvän päivän -tutut ovat jääneet kuulumisten vaihtamisen ulkopuolelle.
Opiskelijavastaavan etätyöskentelyssä on niin ikään haasteita, ja työ on muuttunut paljon etätyöskentelyn aikana. Opiskelijoiden tavoitettavuus on haaste esimerkiksi muuttuneiden päivärytmien vuoksi. Ainoastaan sähköisten työkalujen varaan rakennettu ohjaus ei palvele kaikkia, vaikka se saattaakin olla itsessään hyvin tehokas tapa ajankäytön näkökulmasta. Sähköisissä viestintäkanavissa käyty keskustelu keskittyy usein HOPS-prosessin ja opintojen edistämisen ohjaamiseen, eikä kuulumisia tule vaihdettua niin välittömästi ja aidosti kuin keskustellessa kasvokkain. Opiskelijan elämän kokonaiskuvan hahmottamisen vuoksi olisi tärkeää pysyä mukana opiskelijan arkipäivän haasteissa, ja ymmärtää muiden elämäntilanteiden vaikutus opintoihin.
Yhteisillä viikoittaisilla iltapäiväkahveilla välitöntä jutustelua
Etätyöskentelyn aikana useat yksiköt ja työryhmät ovat ottaneet virtuaaliset aamu- tai iltapäiväkahvit käyttöön sosiaalisten kontaktien mahdollistamiseksi. Näin myös omassa organisaatiossani toimittiin, ja siitä se idea sitten lähti. Vapaamuotoinen keskustelu mistä aiheesta milloinkin tiettyyn, ennalta sovittuun ajankohtaan toimii mainiosti. Miksi se sama ei toimisi opiskelijoiden kanssa?
Kevätlukukaudella vapaaehtoisia viikoittaisia iltapäiväkahveja pilotoitiin turvallisuusalan koulutuksessa. Jokaiselle viikolle ajoitettiin vapaaehtoiset puolen tunnin iltapäiväkahvit – vaikkakin toisinaan kyseessä olivat oikeammin aamupäiväkahvit. Opiskelijoilla oli mahdollisuus piipahtaa kahveilla juttelemassa mukavia, vaihtamassa kuulumisia opiskelijavastaavan tai muiden opiskelijoiden kanssa, ja jutella juuri niistä asioista, jotka mieltä askarruttivat. Toisinaan puoli tuntia ei riittänyt, vaan juttua riitti pidemmänkin aikaa, ja toisinaan paikalla piipahdettiin kysymässä jotakin ajankohtaista asiaa, ja poistuttiin paikalta asian hoiduttua.
Opiskelijavastaavan aito läsnäolo mahdollisimman helposti tavoitettavassa foorumissa toimi erinomaisesti. Monen monta huolta ja mieltä askarruttavaa asiaa tippui opiskelijoiden harteilta.
Työjärjestykseen aikataulutetut iltapäiväkahvihetket näkyivät opiskelijoiden viikkokalenterissa muistuttaen siitä, että opiskelijavastaava on tuolloin läsnä yhden klikkauksen päässä Teamsissa. Kokeilu sai positiivisen vastaanoton. Opiskelijoiden mieltä askarruttavia asioita hoidettiin kuntoon nopeasti. Kynnys tulla paikalle ja kysyä neuvoa madaltui siihen verrattuna, että opiskelijan olisi pitänyt ottaa itse yhteyttä opiskelijavastaavaan Teams-puhelulla, sähköpostilla tai jollakin muulla välineellä. Opiskelijavastaavan aito läsnäolo mahdollisimman helposti tavoitettavassa foorumissa toimi erinomaisesti. Monen monta huolta ja mieltä askarruttavaa asiaa tippui opiskelijoiden harteilta.