Samassa huoneessa työskentelevän kollegan kanssa voi helposti vaihtaa ajatuksia ja kysyä mielipidettä tai neuvoa, mutta kun tapaamme verkon yli, kohtaamisille on määritelty aikarajat ja käsiteltävät aiheet. Agendaan kuulumaton juttelu voidaan kokea jopa häiritseväksi, koska se ei edistä käsiteltävää aihetta.
Vaikka digitaalisten työkalujen käyttö on lisännyt työn tehokkuutta ja joustavuutta, niitä tulisi käyttää tavalla, joka ei kuormita työntekijöitä ja aiheuta ongelmia kuten työn ja vapaa-ajan sekoittumista. Eli meidän tulisi huolehtia myös digitaalisesta työhyvinvoinnistamme.
Emme voi sammuttaa aivojamme samalla kun sammutamme työkoneen. Rajanveto työn ja vapaan välillä voi olla ajoittain vaikeaa ja vaatii periaatteista kiinni pitämistä.
Etätyöretriitti ja pomodoro
Hyvinvoinnin koulutusasiantuntija ja Etänä ja livenä -hankkeen projektipäällikkö Tuulevi Aschan kertoi omia kokemuksiaan siitä, miten hyvinvoinnista voi huolehtia digityössä.
Omaa digityöhyvinvointiaan voi tukea esimerkiksi osallistumalla etätyöretriittiin. Päivää varten kannattaa kerätä pidemmältä ajalta keskittymistä vaativia tehtäviä. Jos listaa tekemättömistä asioista ei ole valmiina, päivän voi aloittaa listan laatimisella.
Etukäteen täytyy myös huolehtia, että päivä on tyhjä kalenterimerkinnöistä ja voit sallia itsellesi aikaa keskittymiseen estämällä ponnahdusilmoitukset ja ei-kiireelliset viestit.
Tuulevi on itse osallistunut Zoomissa järjestettyihin etätyöretriitteihin.
”Kuudessa tunnissa saa todella paljon aikaan”, hän kertoo.
Päivä aloitettiin johdatuksella pomodoro-tekniikkaan. Francesco Cirillon (2023) kehittämän menetelmän ideana on jakaa työskentelyaika intervalleihin, esimerkiksi 25 minuuttia työtä ja 5 minuuttia taukoa. Tekniikka auttaa hallitsemaan työaikaa tehokkaammin, minimoi häiriötekijöitä ja lisää keskittymistä, jolloin tuottavuus lisääntyy.
Etätyöretriitin aikana osallistujan ei tarvitse itse huolehtia aikataulusta, vaan hän voi luottaa siihen, että järjestävä taho kertoo, kun on aika pitää tauko. Etätyöretriitti siis kiteytyy ajatukseen keskittymisen ja työrauhan sallimisesta itselle.
Pomodoro-tekniikan hyödyntämiseksi ei tarvitse välttämättä osallistua erikseen järjestettyyn etätyöretriittiin, vaan esimerkiksi valmiiksi ajastettuja videoita voi etsiä YouTubesta. Tärkeintä on varata keskittymistä vaativat tehtävät valmiiksi ja huolehtia, että voi työskennellä keskeytyksettä.
”Tauko on tarpeellisin silloin, kun siihen tuntuu olevan vähiten aikaa.”
Tuulevilla on sanonta: ”Tauko on tarpeellisin silloin, kun siihen tuntuu olevan vähiten aikaa.”
Etätyöretriitissä ulkoinen tuki mahdollistaa tehokkaan keskittymisen, mutta aivomme eivät aina toimi kuten toivoisimme. Joskus ongelma ratkeaa tauon jälkeen, kun sallimme aivoillemme muuta tehtävää kuin työ. Hyvän tauottamisen tärkeyttä ei voi korostaa liiaksi.
”Tauottamisessa tärkeintä on tehdä jotain erilaista kuin normaali digityöskentely”, Tuulevi sanoo.
Tietotyöskentelyn vastapainoksi aivoja voi helliä luovuudella. Luovan tauon voi viettää esimerkiksi värittämisen, luovan kirjoittamisen tai piirtämisen, valokuvaamisen tai työstä poikkeavien tehtävien tai ongelmanratkaisun parissa.
Luovasta tauottamisesta seuraava askel voisi olla luovien menetelmien ottaminen mukaan osaksi kokouskäytäntöjä.
Vaikka luovuuden kääntäminen rahapuheeksi on haastavaa, luovalla hassuttelulla on paikkansa ja arvonsa tuottavuuden ja mitattavien faktojen rinnalla.
”Aivotyötä ja työhyvinvointia edistävien käytäntöjen pitäisi näkyä työn arjessa.”
Työhyvinvoinnin kannalta työn suunnitteluun ja eriluontoisten työtehtävien vaativiin asioihin täytyy tietoisesti kiinnittää huomiota. Työympäristöllä ja -kulttuurilla on valtava merkitys työntekijän omien käytäntöjen syntymiselle. Myös esihenkilön oman toiminnan sekä johtamistavan täytyy tukea käytäntöjä hyvän tauottamisen ja keskeytyksettömän työn sallimiseksi. (DigiWorkWell 2023.)
DigiWorkWell-hankkeessa on koottu digitaalisen työhyvinvoinnin kurssi, joka käsittelee digitaalisen työskentelyn vaikutuksia työntekijän hyvinvointiin. Kurssin tavoitteena on auttaa vähentämään digitaalisuuden negatiivisia vaikutuksia työssä sekä auttaa ymmärtämään, millaisia asioita organisaation sisäisissä digityön ohjeistuksissa tulisi huomioida.
Omista digihyvinvointia edistävistä käytännöistä puhuminen ja niiden jakaminen on tärkeää omassa työyhteisössä. Kurssi antaa läpileikkaavan katsauksen hyvien käytäntöjen luomiseksi erityisesti pk-yrityksille.
Aiheita lähestytään ennakoivalla otteella ja pyrkien rikastuttamaan paitsi digitaalista osaamista, myös edistämään terveyden ja tuottavuuden turvaamista nopeasti kehittyvien digitaalisten teknologioiden meressä.