Mielikuvaharjoitus: pohdi kirjastoa. Oletuksena on, että kirjat on lajiteltu tyypeittäin aakkosjärjestykseen. Löydät haluamasi kirjan helposti. Mitä jos pienet kirjastot lajittelisivat kokoelmat vähän sinne päin, miten sattuu? Kirjan kannen väri ei välttämättä heti auta sinua löytämään Siepparia ruispellossa. Kirjastosta oletat myös saavasi varaamasi teoksen nopeasti varaushyllyyn noudettavaksi. Jos kirjoja ei ole merkitty ja luokiteltu loogisesti, voi kirjastonhoitajalla mennä viikko kirjasi metsästämiseen. Ja loppujen lopuksi haluamasi klassikkokirja onkin käsissäsi vuoden 2004 versiona eikä 1961 alkuperäisenä suomennoksena. Lukuintosi on menetetty.
Tiedonhallinta ja arkistointi voi kuulostaa tylsältä, mutta tylsää on myös etsiä haluamaansa tiedostoa epäselvistä kansioista tai kysellä viikoittain työkaverilta, mikä tiedoston versio olikaan se viimeisin, johon oli päivitetty uudet tiedot.
Paranna turvallisuutta ja laatua
Kirsi Jurvanen on lehtorina Tiedonhallinnan ja sähköisen arkistoinnin (YAMK) koulutuksessa Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa.
– Koulutuksen opiskelijoista suurin osa työskentelee julkisella sektorilla, mutta tiedonhallinta ja sähköinen arkistointi koskettaa myös yrityksiä. Kaikilla organisaatioilla on samoja ongelmia: tieto on levällään, viimeiset versiot hukassa eikä aina ole selvää, miten, mitä ja minne arkistoidaa, Kirsi kertoo.
Xamkissa opiskelleen Lotta Snickerin opinnäytetyö keskittyi tiedonhallintaan pienessä yrityksessä. Lotta toteaa opinnäytetyössään: ”Siinä missä julkisella sektorilla systemaattiseen tiedonhallintaan ja kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen on velvoitettu tiedonhallintalailla, on yksityisen sektorin toiminnassa toimintaprosessien, tietovarantojen, tietoaineistojen, tietojärjestelmien ja tietoturvajärjestelyjen kuvaaminen vapaaehtoista.” (Snicker, 2024) Samoja prosessien kuvaamisen, tiedon luokittelun, säilytysaikojen määrittelyn ja tiedon elinkaaren hallinnan menetelmiä kannattaa soveltaa myös yrityksissä.
Tiedon laatu ja siten sen hyödynnettävyys tiedolla johtamisessa on yrityksille tärkeää. Tiedon laatua on vaikeaa parantaa sen elinkaaren lopussa. Laatu varmistetaan tiedon käsittelyn ja hallinnan hyvällä suunnittelulla. Myös tietoturva ja saavutettavuus ovat nousseet usein otsikoihin. Tietoturva on tärkeä asia jokaisessa organisaatiossa. Kehittämällä tiedonhallintaa parannetaan myös tietoturvaa, kun tärkeät ja arkaluontoiset tiedostot eivät ole kaikkien löydettävissä tai hukassa sekalaisissa kansioissa. Myös Snicker (2024, 6) toteaa: ”Kysymykset tiedon omistajuudesta, tietosuoja- ja tietoturva-asioista puhuttavat yhä useammassa organisaatiossa toimialasta riippumatta.”
Samat säännöt, parempi lopputulos
Julkisella sektorilla ja isoissa yrityksissä on usein käytössä järjestelmiä ja ammattilaisia, jotka huolehtivat tiedon järjestelystä. Pienissä yrityksissä tämä ei ole välttämättä mahdollista ja usein taidot ovat työntekijäkohtaisia – opittuja tai kokemuksen kautta hyväksi todettuja. Kaikilla työntekijöillä ei välttämättä ole tarvittavia taitoja tai aikaa organisoida käyttämäänsä ja tuottamaansa tietoa siten, että tieto olisi helposti löydettävissä ja saavutettavissa.
Lotta kuvaa opinnäytetyössään pienen yrityksen tiedonhallintaa ja kykyä omaksua koko yrityksen laajuisesti yhtenäisempi tapa toimia. ”Pienessä organisaatiossa, jossa tehtävät henkilöityvät vahvasti, voi olla myös vahvat yksilölliset tavat toimia. Tällöin yhteisten toimintamallien ja prosessien löytäminen voi olla haasteellista.” (Snicker 2024, 66) Työnohessa tiedonhallinnan ja omien toimintatapojen muuttaminen vie aikaa, joten on hyvä, jos koko tiimi työskentelee yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.
Myös yrityksen koko ja kulttuuri vaikuttavat siihen, miten tietoa jaetaan. Pienissä organisaatioissa toiminta voi olla epämuodollisempaa, jolloin tietoja vaihdetaan nopeasti ja helposti käytäväkeskusteluissa ja kahvipöydissä. ”Huono puoli on, ettei siitä useinkaan jää mitään kirjallista dokumenttia ja myöhemmin voi käydä ilmi, että tulkinta asiasta oli osapuolilla hyvin erilainen. Lisäksi tieto käsitellystä asiasta jää puuttumaan kokonaan heiltä, jotka eivät olleet paikalla”, toteaa Snicker (2024, 66).
Kasvotusten ja keskustellen asioiden työstäminen, suunnittelu ja jakaminen on toki suositeltavaa ja mukava tapa tehdä töitä, mutta käsiteltyjen asioiden kirjaaminen ylös ja tiedoksi myös muille on tärkeää. Siksi on olemassa muistioita, kokouspöytäkirjoja ja tiedotteita, jotka tarvitsevat todistusvoimaisuutensa säilyttääkseen systemaattista ja huolella suunniteltua tiedonhallintaa.