Xamkin sisällä on tutkimus- ja kehittämistoiminnan viestintävastaavien verkosto, joka arjessa kulkee nimellä TKI-viestintävastaavat.
Verkosto on perustettu keväällä 2021, jolloin tutkimus- ja kehittämistyön johtoryhmä nimesi kaikille neljälle vahvuusalalle viestintävastaavat. Verkosto tukee omalta osaltaan Xamkin viestinnän tavoitteiden saavuttamista.
Säännölliset tapaamiset muodostavat rungon
Tällä hetkellä verkostossa on 16 jäsentä: digitaalisen talouden vahvuusalalta kuusi, kestävän hyvinvoinnin vahvuusalalta neljä, logistiikan ja merenkulun vahvuusalalta kaksi ja metsä, ympäristö ja energia -vahvuusalalta neljä. Kaikki alojen sisällä olevat tutkimus- ja kehittämistoiminnan yksiköt eivät ole edustettuina.
Verkoston kokoonpano vaihtelee jatkuvasti, koska hanketyöhön tyypillisesti kuuluu toimenkuvien ja työsuhteiden muutoksia. Osa verkoston jäsenistä on kuitenkin ollut mukana alusta asti. Verkoston jäsenistä kukaan ei tee päätyönään viestintää, vaan he ovat esimerkiksi projektipäälliköitä, tutkimuspäälliköitä tai hanketyöntekijöitä.
Verkoston vetovastuu on tällä hetkellä viestintäsuunnittelija Heli Kauppisella. Verkosto kokoontuu etäyhteyksin noin kerran kuukaudessa 1–2 tunnin mittaiseen tapaamiseen.
Tapaamisissa ovat mukana TKI-palveluista viestinnästä vastaavat henkilöt sekä useimmiten myös Xamkin viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilöstöä, esimerkiksi graafikko ja yhteisömanagerit – riippuen myös siitä, mitä aiheita kulloinkin käsitellään.
Lisäksi on pidetty koulutustilaisuuksia ja joitakin kampuskohtaisia tapaamisia kasvotusten. TKI-viestintävastaavat osallistuivat myös tänä vuonna järjestettyihin median edustajien tapaamisiin.
Tapaamisten välillä verkosto pitää yhteyttä Teams-ryhmässä, jossa voi milloin vain kysyä tai kommentoida TKI-viestintään liittyviä asioita. Ryhmässä on myös kaikkien aiempien tapaamisten aineistot, jotta uudetkin jäsenet voivat käyttää niitä. Lisäksi ryhmä sopii hyvin esimerkiksi vinkkien jakamiseen: sinne laitetaan usein linkkejä erilaisiin blogeihin, webinaareihin tai hyviin esimerkkeihin.
Iso organisaatio tarvitsee tiedonvaihtopaikkoja
Xamk on kehittämis- ja tutkimustoiminnaltaan Suomen selvästi suurin ammattikorkeakoulu. TKI-toiminnassa työskentelee noin 300 henkilöä, ja hankkeita on vuositasolla myös noin 300.
Näin laajan porukan kesken kaikki sisäistä tiedonkulkua parantavat keinot ovat tärkeitä. TKI-viestintävastaavat voivat viedä verkoston tapaamisista saamiaan tietoja ja oppeja omiin yksiköihinsä hyödynnettäviksi.
Toisaalta he myös tuovat verkostoon ja Xamk-tason viestintään tietoa siitä, mitä eri puolilla TKI-organisaatiota tapahtuu, millaisia viestintäteemoja sieltä nousee ja millaisia materiaaleja, valmennuksia tai tukea TKI-henkilöstö kaipaa viestintään.
Konkreettisia tehtäviä TKI-viestintävastaavilla on Xamkin sosiaalisen median sisällöntuotannossa. Heillä kaikilla on käyttöoikeudet Xamkin Linkedin-tiliin sekä tiliin viestipalvelu X:ssä (entinen Twitter).
TKI-viestintävastaavat voivat siis julkaista näissä hankkeiden, yksiköiden tai vahvuusalojen ajankohtaisia asioita ilman, että niiden tarvitsee kiertää esimerkiksi viestintäsuunnittelijan kautta. Kaikille TKI-viestintävastaaville on hankittu lisenssi Canva-palveluun, jotta he voivat tehdä esimerkiksi sosiaaliseen mediaan sopivaa kuvamateriaalia valmiille Xamkin pohjille.
Roolien täsmennys seuraavaksi työn alle
Kun verkoston toiminnasta on nyt kokemuksia noin 1,5 vuodelta on hyvä hetki pohtia toiminnan kehittämistä.
TKI-viestintävastaavien palautteen perusteella verkostoa ja tapaamisia pidetään tarpeellisena, mutta toisaalta toimintaan osallistumiselle on vaikea löytää aikaa. Myös Xamk-tason viestinnän näkökulmasta verkosto on hyödyllinen ja tarpeellinen.
Osallistujien vastuiden, tehtävien ja resurssien täsmentäminen vaatii kuitenkin yhteistä pohdintaa ja kehittämistä myös tutkimus- ja kehittämistoiminnan päällikkö- ja johtajatason kanssa. Samalla on hyvä kartoittaa, kuinka viestintä on organisoitu eri tutkimusyksiköiden sisällä – tapoja on useita.
Tällä hetkellä verkostoon kuuluu sekä operatiivisen tason että päällikkötason henkilöitä. Osa kaipaa siis enemmän konkreettisia vinkkejä tekemiseen, osa suurempien viestintälinjojen yhteistä hahmottelua. Yhtenä vaihtoehtona onkin pohdittu kahta rinnakkaista ryhmää: toinen jatkaisi suunnilleen nykyisen verkoston tapaan, toinen kokoontuisi harvemmin ja käsittelisi laajempia kokonaisuuksia.
Joka tapauksessa TKI-viestinnän omalla verkostolla on Xamkin sisällä paikkansa, ja sen hyödyt näkyvät monin tavoin päivittäisessä viestinnässämme.