Aikaisemmin ajanvaraukset tehtiin Xamkin opiskeluhyvinvoinnin palveluihin sähköpostia käyttäen. Opiskelija otti asiantuntijaan yhteyttä ja kysyi vapaita aikoja. Samana tai seuraavana päivänä asiantuntija ehdotti vapaita aikoja. Asiantuntija varasi nämä ajat alustavasti kalenteristaan kiinni odottaessaan opiskelija vastausta. Toisinaan mikään ehdotetuista ajoista ei sopinut opiskelijalle, jolloin asiantuntija antoi uudet vaihtoehdot. Pahimmillaan pelkästään ajan varaamiseen saattoi kulua yli viikko.
Sähköisen ajanvarauksen kautta sama prosessi kestää korkeintaan muutaman minuutin. Lisäksi se vie huomattavasti vähemmän kognitiivista kapasiteettia niin opiskelijalta kuin asiantuntijalta. Sähköinen järjestelmä mahdollistaa ajan varaamisen myös viikonlopun aikana, jos ankea mieli iskee juuri silloin. Loma-aikoinakaan opiskelija ei tarvitse odottaa lomaltapalaajaa, vaan hän voi varata ajan loman jälkeen näkyvissä olevalle vapaalle ajalle.
Sähköisellä ajanvarauksella tasalaatuista palvelua
Sähköinen järjestelmä on tuonut tasavertaisuutta ja -laatuisuutta palveluihin. Lisäksi se tukee ajankäytön suunnittelun helppoutta ja joustavuutta niin asiantuntijan kuin opiskelijan arjessa. Ajanvaraus on vaivatonta. Monelle ajan varaaminen tuo helpotuksen tunnetta esimerkiksi keskellä yötä ahdistuksen keskellä. Aikoja voi varata aikaisempaan tapaan niin kampukselle kuin etänä. Enemmistö opiskelijoista varaa etäajan, kun molemmat vaihtoehdot ovat saatavilla.
Kohtaamistyön muodot eivät ole muuttuneet. Edelleen ajan voi varata myös kampuksella työhuoneella. Tällöin asiantuntija auttaa opiskelijaa kirjautumaan sähköiseen järjestelmään, joka hoitaa samalla vahvan tunnistautumisen, eikä tunnistamista vastaanottotilanteessa enää tarvita.
Sujuvuutta ja tehokkuutta työajan käyttöön
Henkilökunnalle ajanvarusjärjestelmän kanssa toimiminen tuo ajankäytön ja työn kuormituksen suunnitteluun uusia vaatimuksia: Outlookin ja varauskalenterin synkronoinnista on pidettävä huolta. Sähköisen kalenterin huolehtiminen ajan tasalle on yksi toimivan arjen perusasioista. Työn kuormittavuutta määrittelee opiskelijakohtaamisten ja -asioiden määrä, joten huolta on pidettävä myös siitä, että vapaita aikoja on riittävästi, muttei liikaa tarjolla. Ajanvarausjärjestelmän helppous on se, että yhdellä silmäyksellä voi havainnoida viikolle avattavat ajat.
Sähköisen ajanvarauksen myötä opiskelijoiden yhteydenotot ovat nousseet. Ajanvaraus on paikka- ja aikariippumatonta, ja opiskelijan on helpompi valita itselleen ja omaan aikatauluunsa sopiva tapaamisaika ja -paikka. Muistutus varatusta ajasta lähtee 24 tuntia aiemmin opiskelijalle sähköpostitse ja tekstiviestitse. Peruuttamattomien aikojen määrä on tämän myötä romahtanut. Ennen sähköistä varausjärjestelmää jopa 10 % opintopsykologin yksilökäynneistä oli peruuttamattomia. Tämä vei aikaa muilta sitä odottavilta ja loi työhön tyhjäkäyntiä.
Opiskelijoiden palaute järjestelmästä on ollut hyvää. Ajan varaaminen on “helppoa ja vain muutaman klikkauksen päässä” ja “itselle sopivan ajan löytäminen on vaivatonta”.
Pohditko sähköisen varausjärjestelmän käyttöönottoa?
Sähköistä ajanvarausjärjestelmää kannattaa kokeilla! Järjestelmä osoittaa parhaimmillaan tietotekniikan tuomat hyödyt ja edut työntekoon. Opiskeluhyvinvoinnin palvelut käyttävät Netorek Aika Oy:n Vihta-järjestelmää, mutta vastaavia järjestelmiä on monilla organisaatioilla jo olemassa olevia. Esimerkiksi Microsoftin ohjelmistoja käyttävissä organisaatioissa voidaan hyödyntää Microsoft Bookingsia, joka sopii vaikkapa HOPS-aikojen tai ylipäätään ohjausaikojen tarjoamiseen ja varaamiseen.