Strategian kirjoittamiseen ja määrittelyyn käytetään organisaatioissa usein valtavia työmääriä. Sanoja ja muotoja viilataan, pohditaan julkaisun ulkoasua ja kommentoidaan pilkuntarkasti, mutta strategian valmistuttua viestintä voi unohtua tai jäädä puolitiehen.
Strategiasta viestiminen julkaisun jälkeen on kuitenkin yhtä merkittävää, tai ehkä jopa merkittävämpää kuin itse strategian valmistuminen. Viestinnän avulla strategia juurtuu luontevaksi osaksi organisaatiota ja sen toimintaa.
Todellinen ja elävä strategia on vasta silloin, kun se on osa organisaation arkipäivää niin saumattomasti, että päätökset tehdään sen perusteella ilman, että sanaa strategia tarvitsee edes erikseen mainita. Ennen tätä strategia on käytännössä vain yksi paperi muiden joukossa, joka voi rauhassa olla arkistoituna omalla diaarinumerollaan.
Strategian tehokas viestiminen vaatiikin jatkuvuutta ja erilaisia lähestymistapoja, jotta se juurtuu osaksi organisaation kulttuuria ja päivittäistä työskentelyä.
Strategiaa suomeksi
Strategioiden kieli on usein jäykkää, muodollista ja jopa vaikeaselkoista. Jo pelkkä strategia-sanan mainitseminen saa monet kuulijat huokaamaan syvään ja siirtämään ajatukset edessä siintävään viikonloppuun tai illan kauppalistaan.
Kiinnitä jo strategiaa laatiessa huomiota kieliasuun ja ymmärrettävyyteen, tai viimeistään kun strategiasta viestitään eteenpäin. Strategian sisällön tulisi olla selkeä ja helppo hahmottaa ilman monimutkaisia termejä.
Muista kertoa miksi
Perustele strategiassa tehdyt valinnat ja miksi niihin on päädytty. Kun organisaation jäsenille muodostuu kuva siitä, miksi juuri strategiaan kirjatut asiat on valittu tavoitteeksi, on heidän helpompi myös ymmärtää ne.
Kerro avoimesti myös etenemisestä kohti strategiassa asetettuja tavoitteita – niin saavutuksista kuin mahdollisista haasteista. Pidä strategia sinnikkäästi tapetilla.
Strategiaa sanoin, kuvin ja tarinoin
Se mikä toimii toisille, ei toimi kaikille. Ihmisten tavat hahmottaa ja oppia asioita vaihtelevat. Jotkut oppivat parhaiten tekstistä, kun taas toiset hyötyvät enemmän kuvista tai kuullusta informaatiosta. Muokkaa strategiaa eri muotoihin, jotta jokainen voi löytää itselleen sopivan tavan omaksua ja ymmärtää sen sisältö.
Hyödynnä grafiikkaa, kaavioita tai infografiikoita visualisoimaan strategian keskeisiä elementtejä. Visuaalisuus auttaa hahmottamaan monimutkaisiakin käsitteitä. Ja kun vauhtiin päästään, strategia jalostuu aivan hyvin podcastiksi, videoksi ja vaikka älypuhelimella täytettäväksi tietovisaksi.
Muista esitellä strategiaa myös käytännön esimerkkien avulla, sillä ne helpottavat omaksumista. Ne auttavat hahmottamaan, miten strategia vaikuttaa päivittäiseen työhön ja päätöksentekoon.
Esihenkilö, puhutaanpa strategiasta
Esihenkilöt ovat avainasemassa strategian juurruttamisessa. Erityisesti tarvitaan sanoitusta sille, miten strategia vaikuttaa juuri meidän työhömme.
Strategiasta pitää puhua ja se pitää nostaa esille arkisen työn keskellä ja sitä suunniteltaessa. Miettiä yhdessä strategian vaikutuksia oman yksikön näkökulmasta. Vuorovaikutteinen lähestymistapa auttaa organisaation jäseniä sitoutumaan ja ymmärtämään strategian paremmin, ja samalla sen miten kunkin työnpanos liittyy strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. Kun ihmiset näkevät oman roolinsa isommassa kokonaisuudessa, strategian ymmärtäminen voi helpottua.
Strategiasta viestimisen ei siis voi katsoa olevan vain viestintäosaston heiniä, vaan suurimman työn tekevät juuri esihenkilöt.
Toista, toista ja toista
Toista strategian viestiä eri tilanteissa ja eri viestintäkanavissa. Toista niin monta kertaa, että itseä jo kyllästyttää, ja jatka sinnikkäästi vielä sen jälkeenkin.
Toistaminen ei kuitenkaan tarkoita saman virkkeen hokemista aina uudelleen ja uudelleen, vaan se on tehokkainta, kun sama asia muotoillaan eri tavalla eri kanavissa.
Valjasta siis kaikki organisaation viestintäkanavat rohkeasti käyttöön ja mieti, mikä on juuri kullekin kanavalle sopivin tapa viestiä. Toiston muistaminen ja sen jaksaminen korvaa monet taikatemput strategian juurruttamisessa.