Tapahtumia järjestetään taas kaikkialla, ja ihmisten ajasta ja mielenkiinnosta kilpaillaan enemmän kuin koskaan. Tapahtumanjärjestäjän on siis entistä tärkeämpää vakuuttaa potentiaaliset tapahtumakävijät, miksi juuri tämä tapahtuma on kävijän ajan arvoinen. Tapahtuman viestintä ennen tapahtumaa, sen aikana ja jopa sen jälkeen, on suuri osa tapahtumakävijän kokemusta, vaikka sitä ei tapahtumanjärjestäjä välttämättä aina osaa ajatellakaan.
Tapahtuman suunnittelua aloittaessa on tärkeää käytännön järjestelyiden pohtimisen lomassa laittaa alulle myös viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu. Jos tapahtumasta ei viestitä, on kaikki käytännön järjestelytkin olleet turhia ja hukanneet resursseja, koska ilman viestintää kukaan ei löydä tapahtumaan.
Tapahtumaidean saatuaan on ensimmäisenä hyvä kirjata ylös, miksi tapahtuma järjestetään. Mitä lisäarvoa se tuottaa ihmisille, kenelle tapahtuma on suunnattu, miksi ihmisten kannattaisi tapahtumaan tulla?
Tapahtuman tarkoitus ja sen ihmisille tuottama lisäarvo ovat jo itsessään erittäin hyviä argumentteja tapahtuman markkinointiin ja viestintään. Potentiaalisen tapahtumakävijän on helpompi punnita päätöstään ja tehdä ratkaisu tapahtumaan osallistumisesta, kun hänellä on idea siitä mitä tapahtuma hänelle voisi antaa.
Tapahtuman viestinnän suhteen ei yleensä ole olemassa ajankohtaa, joka olisi liian aikainen viestinnän aloittamiselle, toki tapahtuman koon huomioon ottaen. Pieneen ja helposti osallistuttavaan, vain vähän osallistujan panosta vaativaan tapahtumaan osallistuja voi helposti lähteä lyhyelläkin varoitusajalla. On kuitenkin muistettava, että mitä enemmän panostusta tapahtuma osallistujalta vaatii, sitä aiemmin olisi hänen saatava tieto tapahtumasta voidakseen järjestää työtehtävänsä, matkansa ja kaiken muun vaadittavan osallistuakseen tapahtumaan. Jos pohtii, onko tapahtumaviestinnän ja markkinoinnin ajankohta oikea, voi helposti miettiä itseään esimerkkinä. ”Lähtisinkö minä tapahtumaan toiselle paikkakunnalle, kun matka-aika on kaksi tuntia suuntaansa ja tarvitsen hotellin sekä lapsenvahdin, jos saan tapahtumasta tiedon viikkoa etukäteen? Vai olisiko tämä hyvä tietää jo vaikkapa kaksi kuukautta etukäteen?”
Vaikka tapahtuman täyttä sisältöä ei vielä tietäisikään, voi viestinnän aloittaa vaikkapa ”Save the Date”-tyyliin, eli kertomalla ensin ajankohdan, lyhyesti mitä tapahtuu ja missä tapahtuu, ja täydentämällä tietoja sen jälkeen, kun sisältö alkaa selvitä. Tällöin kaikki tapahtumasta erittäin kiinnostuneet saavat ajankohdan kalenteriinsa hyvissä ajoin, ja jäävät odottamaan lisätietoja.
Missä tapahtumasta kannattaa kertoa?
Tapahtuman viestintä kannattaa toteuttaa, kohderyhmä huomioiden, mahdollisimman monikanavaisesti. Parhaimman vastineen markkinointirahalleen saa yleensä hyödyntämällä markkinoinnissa sosiaalisen median kanavia, mutta myöskään lehtimainontaa ei kannata suoralta kädeltä tyrmätä. Yrityksen verkkosivuilta on toki löydyttävä tarkat tiedot tapahtumasta, ja info kuinka löytää paikalle, mahdolliset saapumis- ja parkkijärjestelyt ja virtuaalitapahtuman osalta odotustilan aukeaminen ja käytettävä kanava.
Kohderyhmätuntemus on tapahtumamarkkinoinnissa ja -viestinnässä tärkeää, jotta voidaan tavoittaa juuri ne henkilöt, ketkä tapahtumaan halutaan ja joita tapahtuman sisältö voisi kiinnostaa. Viestintätoimet kannattaa hoitaa suurimmilta osin niitä kanavia pitkin, missä kohderyhmä on, mutta muitakaan kanavia ei kannata unohtaa. Esimerkiksi TikTokin kautta tavoittaa hyvin myös aikuista väestöä, se ei ole pelkästään nuorten ja teinien käyttämä kanava, ja myös nuoret seuraavat uutisia ja verkkolehtiä, eli viestintä ja mainonta kannattaa mahdollisuuksien mukaan hajauttaa.
Jos tapahtuman tuottaa yritys, kannattaa harkita tarkkaan, tehdäänkö tapahtumalle omia sosiaalisen median tilejä, vai olisiko tehokkaampaa hoitaa tapahtumaviestintä ja -markkinointi järjestävän yrityksen valmiita kanavia hyödyntäen. Sosiaalisessa mediassa huomion ja seuraajien saaminen vaatii kovaa työtä, aktiivista sisällöntuotantoa ja kanavien ja kohderyhmän tuntemista, täysin nollasta aloittaminen voi olla tapahtuman osalta haastavaa.
Mitä tapahtumaviestinnässä pitää siis kertoa?
- Mitä, missä, monelta, maksullisuus/maksuttomuus.
- Kenelle, kuinka ilmoittautua.
- Miksi tapahtumaan kannattaa lähteä.
- Mistä saa lisätietoja.
Tiedot tulisi olla ilmoituksessa mahdollisimman selkeästi ja helposti luettavissa. Lauseet on hyvä pitää lyhyinä, ja ilmoituksen visuaaliseen ilmeeseen kannattaa myös kiinnittää huomiota. Saadaanko ilmoituksen tai kutsun visuaalisella ilmeellä jo viestittyä tapahtuman tyylilajista? Eläkeläisille suunnattua rauhallista jumppaa ei kaikissa tilanteissa välttämättä kannata mainostaa räikeitä värejä sisältävällä kirjavalla ilmoituksella, jossa on hymiöitä, ja toisaalta nuorille suunnatun discon harmaa mainos ei ehkä herätä nuorten innostusta iloisesta ja vauhdikkaasta tapahtumasta.
Tapahtuman markkinoinnissa ja viestinnässä on siis monta huomioitavaa kohtaa, ja tärkeimmiksi pointeiksi voisikin nostaa selkeyden, kävijälle tuotetun lisäarvon argumentoinnin, kohderyhmäajattelun ja ajoituksen.
Tapahtumien tuottamiseen pääset perehtymään esimerkiksi Xamkin restonomiopinnoissa!