Kuninkuusraveissa 50 000 kävijää vuosittain
Kuninkuusravit ovat yksi Suomen suurimmista ja vanhimmista suurtapahtumista. Tätä Euroopan suurinta ravitapahtumaa on järjestetty vuodesta 1924 lähtien, ja se kerää vuosittain noin 50 000 hengen yleisön kolmen päivän aikana nauttimaan tapahtuman ainutlaatuisesta tunnelmasta ja hienoista hevosista.
Pääosassa ovat luonnollisesti suomenhevoset, joskin itse tapahtuman järjestäminen vaatii useiden eri tahojen saumatonta yhteistyötä ja etukäteissuunnittelua. Kuninkuusravit ei suinkaan ole yksi ravitapahtuma, vaan tässä festaritapahtumassa tapahtuu useita eri pienempiä tapahtumia pidennetyn viikonlopun aikana.
Turvallisuus on monia eri asioita yhdessä ja erikseen
Xamkin turvallisuusalan opiskelijat olivat suunnittelemassa ja toteuttamassa tapahtumaa ja sen turvallisuutta lehtori Anssi Heikkisen johdolla. Tapahtuman turvallisuuteen liittyy uskomattoman paljon osa-alueita, joiden harvoin tulee ajatelleeksi liittyvän turvallisuuteen.
Kuninkuusravien tapahtuman turvallisuuden kehittäminen oli yksi suoritustapamahdollisuus Tapahtumaturvallisuus-opintojaksolla. Opintojakson tavoitteena on muun muassa saada kokonaiskäsityksen tapahtumiin liittyvistä turvallisuusasioista, hallita tapahtumien turvallisuuteen liittyvien viranomaisten edellyttämien turvallisuus- ja pelastussuunnitelmien laadinnan sekä ymmärtää yksityisen turvallisuusalan ja viranomaisten välisen yhteistyön merkityksen suunnitelmien laadinnassa ja tapahtuman toteuttamisessa.
15 opiskelijaa lähti mukaan Kuninkuusravit-tapahtumaprojektiin. Opiskelijat toteuttivat tapahtuman turvallisuussuunnittelun sekä laativat turvallisuusasiakirjat. Opiskelijat muodostivat itse työryhmän, ja roolittivat työryhmälle vastuuhenkilöt, jotka toimivat projektijohtajina, valvoivat yksittäisten toimenpiteiden toteutusta ja koordinoivat tapahtuman turvallisuuskokonaisuutta yhdessä yhteistyökumppanien kanssa. Lisäksi opiskelijat laativat itselleen työvuorot tapahtuman ajalle, jotta työvuoroissa on aina tarvittava määrä henkilöitä paikalla.
Itse tapahtumassa opiskelijat toimivat info- ja tilannekeskuksessa tukien esimerkiksi järjestyksenvalvojien, huoltohenkilöstön ja turvallisuuspäällikön toimintaa. Tilannekeskuksen puhelinnumero toimi tapahtuman ”kuumana linjana”, josta koordinoitiin tapahtuman käytännön toimintaa ja etsittiin tietoa.
Hyviä esimerkkejä opiskelijoiden käytännön tehtävistä ovat viestittää järjestyksenvalvojien tarvetta tietyllä tapahtuma-alueella, kulkuväylien pysyminen vapaana esimerkiksi hälytysajoneuvoille, sekä huoltohenkilöstön tarve tyhjentää täyttyneitä roska-astioita tapahtumamukavuuden varmistamiseksi.
Opiskelijoilla oli viestinnässä käytössä viranomaisverkko ja Xamkin virve-puhelimet, jolloin sujuva viestintä varmistettiin.
Tapahtuman toteutus paljastaa suunnittelun puutteet
Kuninkuusravit-tapahtuman yhteistyön suunnittelu käynnistyi vuosi ennen tapahtuman toteutusta. Opiskelijat tulivat mukaan projektiin vuoden 2023 alusta opintojakson käynnistyttyä lukukauden alussa. Kevään aikana tapahtuman suunnittelu ja turvallisuusasiakirjojen laadinta pitivät opiskelijat kiireisinä useiden säännöllisten projekti- ja seurantapalavereiden osalta.
Elokuun alussa toteutuneessa tapahtumassa testattiin suunnitelmia käytännössä. Käytännön toteutuksessa näkee hyvin mitä puutteita suunnitelmissa oli, millaisia asioita olisi voinut huomioida ja miten suunnitelmia parannetaan seuraavan tapahtuman osalta.
Viestintä ja eri tahojen saumaton yhteistyö myös konkretisoituu tapahtuman toteutuksessa. Suurissa tapahtumissa on paljon vastuuhenkilöitä, ja heidän apunaan joukko vielä suurempi joukko henkilöitä, joten kaikkien tulee olla samalla aaltopituudella, miten asiat hoidetaan, ja miten haastavissa tilanteissa toimitaan.
Vertaisoppimista ennen tapahtumaa ja sen aikana
”Saimme paljon positiivista palautetta yhteistyökumppaneilta,” kertoo lehtori Anssi Heikkinen.
”Yhteistyö sujui erinomaisesti tapahtuman turvallisuusorganisaation kanssa, ja pystyimme omalla panoksellamme auttamaan tapahtuman järjestämisessä konkreettisesti.”
”Projektiryhmän opiskelijoiden monipuolinen ammatillinen tausta ja kokemus muun muassa ensihoidon ja poliisin vastuutehtävistä antaa paljon koko tiimille,” listaa Heikkinen.
”Vertaisoppimista tapahtui ennen tapahtumaa ja sen aikana, kun opiskelijat opettivat toisilleen tärkeitä taitoja erilaisten asioiden huomioimisessa suunnittelussa ja esimerkiksi virven käytössä. Olen todella tyytyväinen tähän yhteistyöprojektiin ja sen toteutukseen. Opiskelijoiden panos oli aivan uskomaton!”