Korkeakouluopintonsa aloittava opiskelija osallistuu tyypillisesti ensin lukukauden alussa järjestettäviin orientaatiopäiviin, ja varsinaiset opintojaksot käynnistyvät välittömästi orientaatiopäivien jälkeen. Ensimmäisen lukukauden opintojaksojen osalta mahdollisilla hyväksiluvuilla on siis kiire, jotta opiskelija voi keskittyä niihin opintojaksoihin, joita hän oikeasti opiskelee.
Wellbeing Management ja hyvinvointiliiketoiminnan johtaminen -koulutuksessa hyväksilukuprosessin sujuvoittamista pilotoitiin tänä syksynä menestyksekkäästi.
Hyväksilukukeskustelu käydään tyypillisesti ensimmäisessä HOPS-keskustelussa
Opiskelija ja opiskelijavastaava keskustelevat tyypillisesti mahdolliset hyväksiluvut ensimmäisessä HOPS-keskustelussa lukukauden alussa. Mahdollisten hyväksilukujen kartoittaminen alkaa aina opiskelijan aloitteesta. Suuren opiskelijaryhmän ollessa kyseessä, ja riippuen opiskelijan omasta aikataulusta valmistautua keskusteluun, ensimmäinen HOPS-keskustelu saattaa kuitenkin viivästyä lukukauden ensiviikoista. Lukukauden opintojaksot ovat tällöin jo käynnistyneet.
Toisaalta useat opiskelijat ottavat yhteyttä opiskelija- tai koulutusvastaavaan jo ennen lukukauden alkua tiedustellen mahdollisuutta tehdä hyväksilukuja mahdollisimman pian. Sama kysymys hyväksiluvuista ja toive nopeasti järjestettävästä ensimmäisestä HOPS-keskustelusta nousevat usein esille myös orientaatiopäivillä. Selkeän kokonaiskuvan hahmottaminen tulevista opintojaksoista ja työmäärästä puhuttavat opiskelijoita.
Opiskelijoilla enemmän vastuuta valmistella hyvissä ajoin mahdollisia hyväksilukutoiveita
Wellbeing Management ja Hyvinvointiliiketoiminnan johtaminen -koulutuksessa hyväksilukuprosessin sujuvoittamista pilotoitiin syksyllä 2022. Kokeilussa opiskelijoille annettiin selkeä ohjeistus hyväksiluvun ehdoista ja listaus ensimmäisen lukukauden opintojaksoista. Lisäksi heille tarjottiin mahdollisuus täyttää verkkolomake, jossa mahdolliset hyväksiluettavat opintojaksot on merkitty, ja lähettää todistukset etukäteen opiskelijavastaavalle jo ennen lukukauden alkua.
Prosessin nopeuttamisessa on tärkeää, että opiskelija tutustuu opintojaksojen sisältöihin ja tavoitteisiin, sekä kartoittaa aikaisempien opintojen vastaavuus. Valmistautumalla hyvissä ajoin HOPS-keskusteluun, ja toimittamalla tarvittavat dokumentit sujuvasti verkkolomakkeen kautta, opiskelija pystyi itse vaikuttamaan sujuvaan hyväksilukuun.
Opiskelijoilta kiitosta nopeutetusta prosessista
Opiskelijoiden palaute kokeilusta on ollut erittäin positiivista. Prosessi näyttäytyi kokeiluun osallistuneille opiskelijoille suoraviivaisena ja nopeana. Digitaalinen asiointi on opiskelijoille luonnollista, ja tiedot tallentuivat turvallisesti Xamkin järjestelmään. Lisäksi opiskelijat saivat tiedon hyväksiluvuista heti lukukauden alussa, joten he pystyivät keskittymään opiskeltaviin opintojaksoihin.
Opiskelijavastaavan oli helppo käydä tarkastamassa täytetty verkkolomake ja tallennetut asiakirjat järjestelmästä. Prosessin sujuvoittamiskokeilu myös helpotti opintotoimiston työmäärää, kun toimintaohjeet annettiin etukäteen, ja aktiivisimmat opiskelijat toimittivat tarvittavat asiakirjat hyvissä ajoin järjestelmään lukukauden ensimmäisten ruuhkapäivien sijaan.
Kaiken kaikkiaan kokeilu osoittautui menestykseksi – toki pientä hiomista on tarkoitus jatkossa vielä tehdä tämän syksyn kokemuksia rikkaampana. Sujuva prosessi tuo hyötyjä niin opiskelijoille kuin Xamkin henkilöstöllekin, joten tästä on hyvä jatkaa eteenpäin!