Työelämässä kalenteri auttaa jäsentämään työpäivien hallittavuutta. Se auttaa hahmottamaan työhön käytettävän ajan määrää. Itse käytän sekä sähköistä että paperista kalenteria. Niissä on muuten ihan eri tuntu, eikä pelkästään siksi että toisen voi ottaa käteen ja kirjoittaa siihen kynällä.
Oma kalenterini on ehdottomasti viikkonäkymäinen ja riittävän kokoinen. Käytän myös merkinnöissäni eri värejä -tai ainakin yliviivaustusseja. Näin pystyn yhdellä silmäyksellä hahmottamaan, millaisia asioita päivässä on tuloillaan. Toki täytyy muistaa kirjoittaa sähköiseen kalenteriin ilmestyneet merkinnät paperikalenteriin, muuten on aikataulut totaalisen sekaisin.
Opinnoissa itsenäisen työskentelyn osuus on melko suuri. Itsenäinen työskentely käsittää myös aikataulujen laatimisen, mitä ei monesti mielletä työskentelyn vaiheeksi. Opiskeluelämässä kukaan ei välttämättä anna valmista lukujärjestystä, jonka mukaan valmistautua tentteihin tai katsoa luentotallenteita. Tenttiajankohdatkin valitaan itse. Kalenteri onkin korvaamaton apuväline opintojen aikana.
Kalenteri motivoinnin käynnistäjänä
Kalenteri tuo arkeen järjestystä ja se voi parhaimmillaan olla elämänhallinnan tehokas apuväline. Kalenteria täyttäessä joutuu suunnittelemaan ja miettimään, mikä on milloinkin tärkeää. Kalenteri auttaa priorisoimaan ja helpottaa ohjaamaan ajankäyttöä juuri niihin asioihin, joihin aikaa pitää ja haluaa käyttää. Kalenterointi voikin olla ajankäytön suunnittelun lisäksi voimavarojen ja mielenkiinnon kohteiden tarkastelua ja toteutusta.
Itse silmäilen kalenteriani viikkonäkymästä. Se näyttää tulevien päivien tekemisiä, ja suunnitelmien ollessa kalenterissa niistä on vaikeampi luistaa. Kun ennalta tietää, mitä seuraavana päivänä tekee, on asioihin helpompi asennoitua ja valmistautua. Kalenterin avulla voi selkeästi hahmottaa, kuinka monta asiaa yhteen päivään saa mahtumaan ja mihin aikansa oikein käyttää. Päivässä kun on vain tietty määrä toiminnallista aikaa, ja työtehtävät olisi hyvä saada mahtumaan työaikaan.
Jos päivät ovat liian tiukkoja ja tyhjää aikaa ei ole, mitä se kertoo?
Ajatus siitä, että olemme tehokkaimmillamme, kun kalenteri on täynnä, on harhaanjohtava. Ajatus tehokkuudesta on ehkä mennyt suuntaan, jossa työajasta otetaan kaikki irti ja tyhjää aikaa ei ole missään. Kiire on kuitenkin jonkinlainen hälytysmerkki siitä, ettei aikaa oikeasti käytetä tehokkaasti hyödyksi. Jokaisen kalenterissa pitäisi olla aikaa myös ajatuksille. Tämä tuntuu jo ajatuksena erikoiselle: voiko aikaa tosiaan käyttää pelkkään ajatteluun?
Moni tekee kalenteristaan oman näköisen. Merkinnät ovat tarkkoja ja selkeästi kirjoitettuja. Siisti kalenteri on oikeastaan aika hyvä työkalu, ja se voi jopa motivoida työskentelyyn. Arjenhallinnan tunne on vahva, kun tietää mitä tehdä ja milloin. Kun aikatauluja pitää muuttaa tai siirrellä, kalenteriin tulee yliviivauksia ja kurjia suttuja. Toisaalta siirtely kertoo toiminnasta ja asioiden muuttuvuudesta.
Jos kalenterissa onkin liikaa kaikkea
Kun suunnitellut asiat jäävät tekemättä tai omiin aikatauluihin tuntuu mahdottomalta sitoutua, pitää terävöityä. Notkahdukset kuuluvat elämään, mutta jatkuvat sellaiset ovat aina viesti jostain, ja vaikuttavat jaksamiseen.
Kalenteri voi kertoa tehokkaan ja suunnitelmallisen ajankäytön lisäksi myös sen, että kaikkea on mahdotonta jaksaa. Kalenteri voi siis aiheuttaa kiirettä ja stressiä.
Liian tiukkaan laadittu aikataulu pusertaa ja saa mielen ahtaalle.
Parhaimmillaan kalenteri on voimavara: joustavat aikataulut, tyhjää aikaa ja mahdollisuus asioiden uudelleen järjestelyyn auttavat määrittelemään omaa jaksamistaan. Omien voimavarojen mukaan laaditut tehtävälistat auttavat pitämään keskittymisen kunnossa ja tunne jatkuvasta työelämän venymisestä voi helpottua.
Kalenteroidessa kannattaa pilkkoa asioita pienempiin kokonaisuuksiin, määritellä tärkeys- ja kiireellisyysjärjestys ja tunnistaa aikavarkaat. Värit toimivat hyvinä herättelijöinä niin sähköisessä kuin paperisessakin kalenterissa. Aina kannattaa myös pohtia viikon kokonaiskuvaa ja ottaa etäisyyttä, jotta aikatauluista saa itselleen toimivan.
Kalenteroi aina vakiotapahtumat. Et pysty hallitsemaan sitä, miten muut varaavat sinulle kokouksia tai tapaamisia, mutta voit itse kalenteroida siirtymäaikaa ennen ja jälkeen kokouksen. Vaikka tuntuu typerälle varata sähköiseen kalenteriin itselleen lounasaika, täytyy syödäkin joskus. Muuten joku voi lisätä siihen tapaamisen.
Ota siis kalenterisi käyttöön. Se on arkesi apuväline, muistin tuki ja jälkeenpäin selattuna päivittelyn aihe sille, mitä asioita ja millaisessa aikaikkunassa onkaan tullut joskus tehtyä.
Ja käy muuten kurkkaamassa vinkit sähköisen kalenterin virittelyyn:
Onko ajanhallinta hukassa? Unohda paperilistat ja viritä sähköinen kalenterisi huippuiskuun | Yle Uutiset
tai voiko iloakin kalenteroida:
Kalenteroi iloa elämääsi – Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista