Koronapandemia on haastanut kaikkia elämän osa-alueita, niin myös työelämää. Yhteiskunta alkaa pikkuhiljaa hivuttautua kohti koronarajoituksista luopumista. Työelämää tarkasteltaessa pandemia on muuttanut radikaalisti erityisesti tietotyön tekemisen tapoja yhä enemmän ajasta ja paikasta riippumattomammaksi.
Viimeistään pandemia pakotti monet yritykset ja organisaatiot ottamaan huiman digiloikan, kun henkilöstö siirtyi etätöihin. Nyt pohditaan, mikä tulee olemaan tietotyön tekemisen malli. Onko se etä, läsnä vai hybridi? Suuret muutostilanteet antavat loistavan mahdollisuuden tarkastella työtä ja työn tekemisen tapoja uusin silmin. Paluuta vanhaan on turha haikailla.
Muotoile työtä mielekkäämmäksi -tarkastele energian tuojia ja viejiä
Työn muotoilu tai työn tuunaaminen on oma-aloitteista ja vapaaehtoista työn muokkaamista itselleen mielekkäämmäksi. Työterveyslaitoksen (2021) jäsennyksen mukaan työn tuunaaminen voidaan jaotella seuraavasti: työtapojen ja sisällön tuunaaminen, työhön liittyvän vuorovaikutuksen tuunaaminen ja oman näkökulman tuunaaminen.
Tuunaaminen voi olla hyvin pieniä muutoksia oman työn arjessa, eikä kerralla kannata tehdä liian suuria muutoksia. Etätyö on mahdollistanut joustavamman työpäivän suunnittelun, kun työmatkoihin ja muihin siirtymiin ei ole kulunut aikaa. Toisaalta moni on kokenut kasvokkaisten kohtaamisten puuttumisen kuormittavana.
Kannattaa miettiä, minkälaiset asiat työn arjessa antavat energiaa ja minkälaiset asiat ovat energiasyöppöjä. Kaikkia työtehtäviä ei voi valita tai muuttaa, mutta miten näitä asioita voisi tuunailla mielekkäämmiksi? Kokeilemalla voi oppia lisää myös itsestään. Monilla pienillä asioilla voi vaikuttaa omaan ja toisten työhyvinvointiin, esimerkiksi työpaikan ilmapiiriin liittyvien asioiden, kuten vuorovaikutuksen tuunaamisen kautta.
CARVE-hankkeen osallistujat nimesivät työpäivien energiatasoihin vaikuttavia tekijöitä. Energiaa vieviksi asioiksi koettiin epäselvien tilanteiden käsittely, ylityöt, työt työajan ulkopuolella, sähköpostit ja muu hallinnollinen työ. Energiaa antaviksi asioiksi koettiin uusien taitojen opettelu, vaihtuvat työtehtävät, toisten auttaminen, yhteydenpito toisten kanssa ja luova työskentely.
Yritykset työn tuunaamisen ytimessä
CARVE-hankkeessa mukana olleiden yritysten henkilöstöä ohjattiin tuunaamaan työtään työtapojen ja sisältöjen, työhön liittyvän vuorovaikutuksen sekä oman näkökulman lisäksi myös oman vuorokausirytmin perusteella. Hankkeen keskiössä oli erilaisten vireystilojen hyödyntäminen työtehtävissä sekä huomion kiinnittäminen työpäivien aikaiseen palautumiseen.
Hankkeessa hyödynnettiin hyvinvointiteknologiaa, kuten Firstbeatin hyvinvointianalyysiä ja Moodmetric-älysormuksia sekä kyselyitä energiatasoihin ja vuorokausirytmiin liittyen. Oman vuorokausirytmin optimoiminen työelämässä mahdollistaa myös työn tuottavuuden kasvamisen.
”Itse pyrin hyödyntämään työn tuunausta niin, että sovitan työaikani omaan vuorokausirytmiini ja ajoitan työtehtävät vireyden mukaisesti. Minulle sopii, että keskittymistä vaativat tehtävät hoidetaan aamupäivällä ja iltapäivällä tehdään sitten kaikki muu. Uskon, että myös muut osallistuneet ovat havainneet samankaltaisia asioita omasta työrytmistään ja soveltavat saamaansa tietoa mahdollisuuksien mukaan”, kertoo hankkeeseen osallistuneen Mikkelin Huoltotiimi Oy:n huoltomestari Eemeli Janhunen.
Työn tuunaaminen voi vaikuttaa positiivisella tavalla omaan vireystilaan ja sitä kautta työssä jaksamiseen. Työn tuunaamisen hyödyt löytyvät rohkeasti kokeilemalla ja työntekijöiden itseohjautuvuutta tukemalla.
Hankkeeseen osallistuneen Tehomet Oy:n tuotantojohtaja Tomi Pasanen kiteyttää tuunaamisen hyötyjä:
”Yleinen vireystila ja keskittyminen paranee aina, kun pystyt hieman tuunaamaan päivääsi tai viikkoasi. Pienillä asioilla ja muutoksilla jokainen voi helposti parantaa omaa jaksavuutta niin työssä kuin vapaa-ajalla. Esihenkilö voi hyödyntää kokemuksiaan jakamalla tietoa organisaatiolle ja huomioimaan näitä asioita esim. tehtävien asetteluissa organisaatiossa. Pyrkiä myös antamaan muiden jäsenten vaikuttaa enemmin omiin päivärytmeihin. Muiden jäsenten kanssa avoimet keskustelut liittyen jaksamiseen ja viihtyvyyteen auttaa ymmärtämään muiden tilannetta paremmin ja soveltaa projektissa käytettyjä työkaluja asioiden parantamiseen.”
Työntekijöiden erilaisten vireystilojen huomioiminen on yhteydessä työn tuottavuuteen. Emme ole samasta puusta veistettyjä vireystilojen tai vuorokausirytmien suhteen. Toinen voi olla tehokkaimmillaan palavereissa heti aamusta, kun taas toinen keskittyy työpäivän aluksi mieluiten itsekseen rutiininomaisempiin tehtäviin, kuten sähköpostien läpikäymiseen. Avoimen keskustelun avulla ymmärrys voi lisääntyä itseä sekä muita kohtaan.
”Kaikki ihmiset eivät toimi samalla tavalla. ”Parhaimmillaan oleminen” vaihtelee vuorokauden aikojen mukaan useasti. Osalle säännöllinen työaika ja sama työ on tuttu ja turvallinen. Siten se tuntuu mieluisalle. Toisille vaihteleva työaika ja kiertävät työpisteet ovat hyväksi ja estävät kyllästymisen. Esimiehen tärkein tehtävä aina on auttaa alaisiaan onnistumaan työssään saamalla heistä paras irti. Paras saadaan irti, kun työtehtävä ja työhön käytettävä aika on mieluinen. Suosittelen kokeilemaan välillä hiukan erikoisempiakin tapoja, vaikka se voi aluksi aiheuttaa vastarintaakin. Lopputulos saattaa yllättää työntekijän positiivisesti. Etu saattaa olla yritykselle parempi työsuorite. Työntekijälle se voi olla paremmat yöunet tai vaikkapa virkeämpi mieli lähteä viikonlopun viettoon”, summaa Tehomet Oy:n tuotantopäällikkö Jani Pylvänäinen yksilöllisyyden huomioimisen hyödyistä työelämässä.
Työn tuunaaminen on mahdollisuus, josta kannattaa ottaa hyödyt irti. Monenlaiset työtehtävät ovat tuunattavissa ainakin jossain määrin työntekijän omasta aloitteesta. Esihenkilöillä on kuitenkin keskeinen rooli työn tuunaukseen ja työn kehittämiseen kannustamisessa.
Jani Pylvänäinen jatkaa pohdintaa: ”Esihenkilö on tässä avainasemassa. Paras tapa auttaa alaista on kuunteleminen. Niin se on tässäkin asiassa. Kuuntele, kirjaa ajatukset, pohdi ne, pohdi yhdessä alaisen kanssa. Esitä oma ajatus asiasta. Pahimmat virheet on olla kuuntelevinaan ja ajautua vanhaan kaavaan, että meillä on aina tehty näin. Maailma on muuttunut ja työntekijät/perheet elävät kovin toisenlaista elämää keskenään. Esim. lasten harrastukset tai pitkä työmatka saattaa olla hyvä syy työn tuunaamiselle.”
Työelämä on ollut jo pitkään murroksessa globalisaation ja digitalisaation seurauksena. Koronapandemia kiihdytti entisestään työn tekemisen tapojen ja paikkojen monipuolistumista. Pandemia-ajan kokemukset kannattaa hyödyntää työelämän kehittämisessä ja työn muotoilussa. Rohkeat organisaatiot kokeilevat ja löytävät uusia tapoja työn tekemisen malleihin sekä työhyvinvoinnin tukemiseen.