Sellaista kokeiltiin Päivi Vesalaisen muotoilun YAMK-opinnäytetyössä, jossa tutkittiin työympäristömuutosta asiantuntijaorganisaatiossa muotoiluajattelun näkökulmasta ja palvelumuotoilun menetelmin.
Uuden työn maisema
Työ ja työympäristöt ovat murroksessa. Työ muuttuu liikkuvammaksi ja vähemmän paikkaan sidotuksi. Asiantuntijoiden työ on entistä enemmän verkostoissa toimimista. Monimutkaistuvassa maailmassa pitää organisaatioiden olla innovatiivisia ja joustavia. Tämä tuo uusia vaatimuksia ja odotuksia työlle, työympäristöille ja niiden suunnittelulle.
Työympäristön muutoksella tavoitellaan useimmiten sekä taloudellisia että toiminnallisia hyötyjä. Samalla haetaan usein muutosta myös koko organisaation työkulttuurissa. Jotta toivottu muutos tapahtuu, on uusien arvojen ja toimintatapojen toteuduttava käytännössä jokaisen yksilön toiminnassa.
Tavoiteltua muutosta helpottaa ja nopeuttaa, jos uusi työympäristö on suunniteltu käyttäjien tarpeet huomioiden ja he ovat saaneet olla mukana vaikuttamassa toteutettaviin ratkaisuisin.
Suunnitteluempatiaa vuorovaikutteisella luotaimella
Luotaimet ovat itsedokumentointimenetelmä, jossa tutkimuksen kohteena olevat henkilöt tekevät ennalta suunniteltuja tehtäviä ja dokumentoivat päiväkirjatapaan kokemuksiaan ja toimiaan.
Tutkimuksessa haluttiin kehittää työympäristöjen havainnointiin sopiva luotain, joka on helppo ja nopea ottaa käyttöön. WhatsApp -sovelluksella toteutettu mobiililuotain osoittautui toimivaksi ja innostavaksi välineeksi niin osallistujien kuin tutkijan kannalta. Tutkimuksessa mukana olleet henkilöt saivat työviikon ajan joka päivä uuden tehtävän, jossa he havainnoivat ja dokumentoivat toimintaansa, arvojaan ja odotuksiaan.
Tutkijan kannanalta WhatsApp -luotaimen mahdollistama vuorovaikutus osallistujien kanssa toteutti hyvin palvelumuotoilun ytimessä olevaa suunnitteluempatiaa. Myös osallistujat kokivat vastaamisen helpoksi. Mobiililuotain mahdollisti paneutumiseen tehtävään ja kysymykseen itselle sopivana ajankohtana. Menetelmä toimi paremmin kuin esimerkiksi haastattelut tai perinteiset kyselytutkimukset.
”Tuli tunne, että keskustelee kysymysten kanssa”, arvioi eräs tutkimukseen osallistuja jälkeen päin.
Hyvin suunniteltu tila ohjaa yhteistyöhön ja mahdollistaa uutta luovia kohtaamisia
Tutkimuksessa havaittiin, että hyvin suunniteltu tila luo itsessään uutta yhteisöllisyyttä, tieto kulkee paremmin ja työskentelyn joustavuus lisääntyy. Jotta muu kulttuuri tukisi hyvää kehitystä, pitää sitä tietoisesti johtaa. Muuten on vaarana että, työympäristön arvoa luovat ominaisuudet kuihtuvat pois.
Tämä koskee niin yhteisiä tilojen käytön pelisääntöjä ja toisten huomioimista kuin johtamiskulttuuria ja esimiestyön käytäntöjä. Niillä tuetaan työskentelyn tehokkuutta ja työhyvinvointia monipaikkaisessa työympäristössä.
Digitaalisuus on uuden työn keskeinen ulottuvuus ja sujuvan työn mahdollistaja, ja sitä kohtaan työympäristön käyttäjillä on korkeat odotukset.
Työympäristö on systeemi, jota pitää johtaa
Havainnot tukevat ennakkokäsitystä uuden työn ja työympäristön elementeistä, jossa fyysinen, sosiaalinen ja digitaalinen ympäristö ovat kokonaisuus, jonka osia on kehitettävä yhtäaikaisesti.
Työympäristötutkimuksissa on havaittu, että suuri osa monitilatoimistojen työntekijöistä ei osaa hyödyntää tiloja monipuolisesti eivätkä he juuri koskaan vaihda työpistettä. Tämä voi johtua siitä, että erilaisia tiloja tai niiden teknologiaa ei osata käyttää, tai tiloja suunniteltaessa on saatettu yliarvioida niiden työntekijöiden määrä, joiden työnkuva on aidosti monimuotoinen ja jotka siten hyötyvät monimuotoisista tiloista.
Kaikki tämä vaikuttaa siihen, että uuden työympäristön hyödyt ja potentiaali jäävät saavuttamatta.
Lisää huomiota yksilöiden monimuotoisuuteen
Monitilatoimisto on työympäristö, jossa eri tyyppisille aktiviteeteille on varattu niille sopivia tiloja. Erilaisten aktiviteettien lisäksi työympäristön on huomioitava myös työntekijöiden erilaisuus.
Työympäristöjen kehittäjien on jatkossa suunnattava huomionsa siihen, mikä määrittää työskentelyn tuloksellisuutta muuttuvan työn maailmassa: onko se työn monimuotoisuus (liikkuva, paikallinen, keskittymistä vaativa, vuorovaikutteinen) vai työntekijöiden monimuotoisuus (temperamentti ja persoonallisuus)?
Tämän aihepiirin tutkiminen voi tuoda uutta näkökulmaa työympäristöjohtamiseen tulevaisuudessa ja samalla mahdollisesti aivan uudenlaisia käyttäjälähtöisiä työympäristöjä.
Opinnäytetyö tehtiin yhteistyössä Workspace Oy:n ja VR-Yhtymän kanssa.