Sosiaali- ja terveydenhuoltoalalla on olemassa varautumisvelvoite. Se perustuu valmiuslakiin, pelastuslakiin ja toimialan omaan lainsäädäntöön. Varautuminen ja organisaation toiminnan jatkuvuuden varmistaminen häiriötilanteensa on tärkeää sekä asiakkaiden että työntekijöiden hyvinvoinnin ja organisaation menestyksen kannalta. Organisaation on suunniteltava varautumista kahdesta näkökulmasta. Toisaalta sen on varmistettava omien palveluiden ja tehtävien jatkuvuus kaikissa tilanteissa mahdollisimman hyvin, toisaalta sen on varauduttava yhdessä tunnistettuihin häiriöihin, joiden hallinta edellyttää viranomaisten ja muiden toimijoiden tiivistä yhteistoimintaa. (Vuorinen 2019, 17,20.)
Varautuminen lisää laatua, turvallisuutta, työhyvinvointia ja on johtamisen työkalu
”Varautuminen on laatutyötä. Se on merkki siitä, että laatu on kunnossa ja katsotaan sinne tulevaisuuteen, varaudutaan kaikenlaiseen”, sanoo kehittämis- ja hankevastaava Outi Rahikainen Savonlinnan Toimintakeskuksesta.
Samassa organisaatiossa ohjaajana toimiva Anne Makkonen korostaa varautumisen turvallisuus – ja työhyvinvointinäkökulmaa: ”Jos pystymme luomaan ennaltaehkäisevästi turvallisen työympäristön, vaikka työpajalaisille ja kaikille meidän työntekijöillemme, niin silloin se kertoo meistä paljon hyvää.”
“Johtamisen työkaluna varautuminen on erittäin tärkeä. Sitten on ehkä helpommin johdettavissa yllättävätkin tilanteet”, lisää kouvolalaisen Parik-säätiön palvelupäällikkö Mirja Willberg.
Mahdollisiin tuleviin häiriötilanteisiin varautuminen on osa yritysten arkea. Ennakoivalla toiminnalla, esimerkiksi keräämällä tietoa poikkeamista sähköisillä järjestelmillä tai manuaalisilla lomakkeilla, varaudutaan mahdollisiin häiriötilanteisiin. Henkilöstöä kannustetaan raportoimaan esimerkiksi havaitsemistaan työturvallisuuspoikkeamista- ja riskeistä, ja toimintaa mahdollisissa häiriötilanteissa myös harjoitellaan.
”Meillä johtoryhmä osallistui valtakunnalliseen Taisto- varautumisharjoitukseen, jossa harjoiteltiin toimimista valtakunnallisen sähkökatkoksen aikana. Siitä saadut kokemukset jaettiin koko henkilökunnalle, ja asiaa käytiin vielä tiimeittäin läpi. Harjoituksen saadut opit viety käytäntöön, esimerkiksi on lisätty hätävaloja ja hankittu taskulamppuja”, kertoo Mirja Willberg.
Varautumissuunnitelma ohjaa häiriötilanteissa
Varautumissuunnitelma on dokumentti, jossa on kuvattu, miten organisaatio toimii häiriötilanteissa. Suunnitelman lisäksi organisaatioita suositellaan laatimaan häiriötilanteita varten toimintakortit, kirjalliset ohjeet, kuinka toimitaan esimerkiksi sähkökatkoksen aikana.
Sekä Savonlinnan Toimintakeskuksessa että Parik-säätiössä on aloitettu varautumissuunnitelman laatiminen. Henkilöstön osallistaminen suunnittelutyöhön on tärkeää, samoin myös asiakasnäkökulman huomioiminen. Sekä varautumissuunnitelman että toimintakorttien käyttöönotto on vaivatonta, kun henkilökunta on ollut mukana niitä laatimassa.
Tärkeää on myös, että varautumissuunnitelmaa ja toimintakortteja päivitetään säännöllisesti, ja harjoittelulla varmistetaan, että niissä oleva ohjeistus on ymmärrettävää ja ajantasaista. (Lehtelä, 2021.) Molemmat toimijat kannustavat myös muita laatimaan organisaatiolleen varautumissuunnitelman.
”Varautumissuunnitelma luo työtekijöille turvallisuutta, ja on vetovoimatekijä”, toteaa Outi Rahikainen.
Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä
Eteläsavolaiset hyvinvointialan yritykset ovat työstäneet yhdessä omia varautumissuunnitelmiaan keväästä 2022 lähtien Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä -hankkeen työpajasarjassa.
Hanke on tukenut alueen hyvinvointialan yrityksiä varautumissuunnitelman työstämisessä sekä lisännyt tietoa kriisijohtamisesta ja riskienhallinnasta. Lisäksi hankkeen tuotoksina on syntynyt kaksi opasta, opas varautumissuunnitelman laatimiseen sekä opas toimintakorttien laatimiseen häiriötilanteisiin. Molemmat oppaat ovat saatavissa hankkeen nettisivuilta Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä – Xamk.
Hanke päättyy 31.3.2023, ja sitä on rahoittanut Etelä-Savon ELY-keskus Euroopan sosiaalirahastosta.