Joitain käytännön työssä hiertäviä asioita on tehokkainta käsitellä tiimin tai työyhteisön kesken. Tarvitaan rohkeutta ja taitoa ottaa asioita esille, sekä tuottaa kaikkia kuunnellen yhdessä kokeiltavia ratkaisuideoita. Toisinaan ratkaisun avaimet ovat toisaalla organisaatiossa tai vaikkapa yhteiskunnan rakenteissa. Nämäkin tekijät pitää nimetä työyhteisöissä ja saattaa niiden tietoon, jotka voivat asiaan vaikuttaa.
Kuin kaksi marjaa – tai ei sittenkään
Organisaatioiden sisällä on toisistaan poikkeavia työyhteisöjä. Vaikka kaikki tekisivät töitä saman palvelun tuottamiseksi ja samojen päämäärien saavuttamiseksi, käytännöt vaihtelevat. Työyhteisöt muodostuvat erilaisista ihmisistä ja toimintaympäristö voi poiketa paljonkin. Näin myös työn tekemisen haasteet ovat erilaisia.
Tämä pätee myös kotihoidossa. Alueet ovat hyvin erilaisia vaikkapa kaupunkialueella tai maaseudulla. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kaikille annetut yhtäläiset ohjeet ja neuvot toimivat toisaalla, mutta aiheuttavat päänvaivaa jossain muualla. Yksi ja sama resepti ei toimi kaikkialla.
Työhyvinvointia kotihoitoon
Essotessa toteutetun Vetovoimainen kotihoito –hankkeen yhtenä tavoitteena oli vahvistaa kotihoidon henkilöstön työhyvinvointia. Emme esittäneet kaikille yhteisiä työhyvinvoinnin edistämistoimia. Ne eivät olisi sopineet erilaisiin olosuhteisiin ja tilanteisiin.
Lähtökohtana meillä oli Essotessa toteutetun Mitä kuuluu? -työhyvinvointikyselyn tulokset. Tuloksista sai Essoten kaikki 12 kotihoidon aluetta eriteltyinä. Joka alueelta poimimme eniten huomiota vaativat teemat. Jotkut aiheet toistuivat usein, mutta odotettavissa oli monenlaisia ratkaisuehdotuksia.
Mikä tärkeintä, emme tarjonneet valmiita ratkaisuja. Olennaista oli, että ratkaisuehdotukset tulevat arjen työn tuntijoilta eli työntekijöiltä itseltään. Toteutimme työpajasarjat, joissa työntekijät saivat itse ideoida ratkaisuehdotuksia monenlaisiin tilanteisiin, jotka he itse tuntevat parhaiten.
Muuttuvassa maailmassa mikään ratkaisu ei toimi ikuisesti. Jatkuvassa muutoksessa tarvitaan kehittämisen malleja, joita voi hyödyntää myös tulevaisuudessa. Tiimien käyttöön jäi toimintamalli, jonka voi ottaa avuksi myöhemminkin (kuva 1).
Alku aina hankalaa
Ensimmäiset työpajamme eivät varmastikaan piirtyneet kenenkään muistoihin valtavana onnistumisena. Meille työpajan vetäjille etätyöpaja oli aika uusi asia, johon tartuttiin pakon sanelemana. Kokemusta puuttui myös osallistujilta, eikä heidän käytössään ollut tekniikka ollut tällaiseen etätyöskentelyyn suunniteltua.
Saamamme rakentava palaute auttoi kolmen hengen tiimiämme kehittämään työtapaamme, jolla ohjasimme etätyöpajoja. Sujuvoitunut prosessi vähensi kaikkien stressiä ja tuotti paremmin tuloksia. Saimme heti aluksi itse oppimisen ja kehittämisen kokemuksen.
Toimintamalli
Kullekin alueelle pidettiin vähintään kolme työpajaa. Työskentely tapahtui verkossa sovelluksessa, jossa pystyi kirjoittamaan ja äänestämään anonyymisti. Osallistujia kertyi reilu 500.
Kaksi ensimmäistä työpajaa toteutettiin jokaisella alueella alkuvuodesta 2021. Näissä kotihoidon työntekijät kirjasivat aluksi käytännön esimerkkejä siitä, miten nimetyt haasteet ilmenevät työn arjessa. Näihin käytännön haasteisiin he ideoivat ratkaisuehdotuksia. Erilaisia ehdotuksia ja ideoita syntyi suuri määrä. Näistä äänestettiin parhaat tai tärkeimmät. Ratkaisujen kokeilu jäi tiimien itsensä tehtäväksi esihenkilön tuella.
Lopussa kiitos seisoo
Arviointityöpajat olivat vuorossa loppuvuodesta 2021-tammikuussa 2022. Huomasimme, että tällainen etätyöskentelytapa oli tullut tutuksi. Osallistujat osasivat toimia napakasti ja arkailematta. Tuolloin oli ehtinyt kulua jonkin verran aikaa ja tiimeissä oli ehkä ollut mahdollista tehdä kokeiluja.
Alueiden erilaisuus ja erilaiset tilanteet näyttäytyivät siinä, miten ratkaisuehdotuksia oli saatu käytäntöön. Haasteista huolimatta joissain oli edistytty ja esimerkiksi viikkopalavereita oli onnistuttu pitämään säännöllisemmin (kuva 2). Jossain uusi kehittämismallikin oli jo ehditty ottaa jatkokäyttöön.
Paljon jäi myös kokeilematta. Joskus syynä oli ehkä arjen kiireet tai se, että ei haluttu muutosta vallitsevaan tilanteeseen. Joistain ratkaisuehdotuksista todettiin, etteivät ne olekaan merkityksellisiä tai ajankohtaisia. Osa taas on edennyt organisaatiossa ratkaistavaksi. Tällainen oli vaikkapa turvapuhelin, joka nousi esille jokseenkin jokaisen alueen työpajassa.
Kohti tulevaa
Monia ratkaisuehdotuksia jäi tiimeille vielä jatkokokeiluun. Jotteivat ne unohtuisi arjen pyörityksessä, avuksi tarjottiin eräänlainen sopimuslomake. Siihen kirjataan asia, johon halutaan muutos, keinot, kuka on vastuussa, aikataulu jne. Kirjallisesti yhdessä sovitut asiat toteutuvat todennäköisemmin kuin ilmaan jäävät ”joku hoitaa” sopimukset.
Prosessin alussa etsittiin ja löydettiin alueellisia työhyvinvoinnin yhteyshenkilöitä. Syksyyn mennessä heidän verkostonsa oli saatu alkuun ensimmäisten koulutusten ja toimintasuunnitelmien myötä. Heidän tuellaan on helpompi nostaa esille ajankohtaisia ratkottavia asioita tarvitsematta odotella kyselyiden tuloksia.
Toivomme, että kotihoidon työntekijät hyödyntävät tätä yhdessä harjoiteltua yhteisöohjautuvaa kehittämisen mallia. Miksipä eivät, ovathan he tottuneet tekemään päätöksiä itsenäisesti ja toistensa tuella. Parhaimmillaan tiimit muokkaavat omaan toimintaansa sopivan mallin, joka istuu heidän työtapoihinsa ja jää käyttöön.