Tämä artikkeli täydentää aikaisempaa kyselyn yhteenvetoartikkelia ja kokoaa yhteen ideoita perehdytyskäytäntöjen kehittämiseksi osana Xamkin työuran johtamisen mallia.
Perehdytyksen monet keinot
Kyselyn vastauksista avautuu paitsi vahva toive järjestelmällisestä perehdytyksestä (73 % vastauksista), myös selkeitä ehdotuksia perehdytyssuunnitelman laatimiseen. Vastaajien mukaan järjestelmällinen perehdyttäminen tarkoittaisi systemaattista, ihmislähtöistä perehdytysohjelmaa, jossa huomioitaisiin sekä pedagoginen että hallinnollinen perehdyttäminen ja joka sisältäisi toteuttajat, aikataulut, jaksotuksen ja arviointikohdat.
Suunnitelmallisuus tarkoittaisi Xamkin perehdytysohjeen uusimista ja eriyttämistä palvelemaan eri henkilöstöryhmiä.
Perehdytyksessä olisi hyvä huomioida eri työuran vaiheessa olevien henkilöiden tilanne ja tarpeet. Perehdytyksen etenemistä myös arvioitaisiin järjestelmällisesti.
Liikkeelle lähdettäisiin perehdytyksen strategisten tavoitteiden määrittelystä myös yksikkö- ja esihenkilökohtaisesti. Systemaattiseen perehdytykseen sovittaisiin roolit, perehdyttämisvastuut, arviointikriteerit ja oheismateriaalit. Perehdytysvastuuta olisi muillakin kuin esihenkilöillä.
Ennakkomateriaaliksi ehdotettiin virtuaalista ennakkoperehdyttämistä, joka tarkoittaisi ainakin perehdytyskansiota Teamsissa, ajantasaisia ohjeita Luxissa, perehdytyksen opintojaksoa Learn-alustalla ja kuunneltavia tietoiskuja. Elokuun alussa aloittavien opettajien alkuviikkojen tyhjäkäyntiä muiden ollessa vielä pääosin vapaajaksolla voitaisiin hyödyntää nykyistä paremmin, jos tuona aikana käytössä olisivat perehdytyksen wiki, asiantuntijuuden vaatimaa osaamista käsittelevä blogi ja videoita.
Ajatuksia ajankäytöstä ja mielipiteitä mentoroinnista
Perehdytyksessä tulisi panostaa tiedon hallintaan ja huomioida perehdytettävän aiempi osaaminen, hänen toiveensa ja oppimistyylinsä. Siinä missä perehdyttäjälle ja perehdytettävälle varattaisiin aikaa, sitä tulisi olla myös kokemusten vaihdolle tiimin sisällä. Vastauksissa peräänkuulutettiin työaikaa virallisille ja epävirallisille tehtävänkuvaa käsitteleville keskusteluille mukaan lukien erityisvastuiden ja niiden hoitamisen käsittely. Useissa vastauksissa näkyi toive pitkäkestoisesta perehdytyksestä niin, että se toteutuisi alun lyhyen infoähkyn sijaan vähintäänkin yli ensimmäisten opetusjaksojen, mieluummin pitempään.
Muita suunnitelmaa rakennettaessa pohdittavia asioita ovat eläkkeelle siirtyvän opettajan ja seuraajan ”saattaen vaihtaminen” eli rinnakkain työskentely ennakkoon määritellyn ajan. Yhteisen ajankäytön lisäksi rinnakkain työskentely tarkoittaisi myös mahdollisuutta opettaa yhdessä. Käytännössä tekemällä tieto ja osaaminen siirtyy todennäköisesti tehokkaammin kuin puhumalla.
Tässä eläköityvä toimisi mentorina uudelle ja esittelijänä ulospäin.
Yhteisopettajuutta vastauksissa käsitellään myös muissa muodoissa ja hyvänä vastaajat pitävät pariopettajuuden lisäksi varjostamista. Pariopettajuus mainitaan erikseen opinnäytetyöohjauksen ja simulaatioiden yhteydessä. Kollegalle voisi vertaiskeskusteluissa antaa palautetta Pepin käytöstä ja Learn-alustan saavutettavuudesta. Yhdeksi yhdessä työskentelyn muodoksi ehdotettiin ns. problem-based-practise -tyyppisiä, opettajuutta koskevia keskinäisiä tapaamisia.
Osaksi perehdytystä ehdotetaan myös laajemmin mentorointijärjestelmää, jossa uusi työntekijä tapaa kokeneemman mentorinsa esimerkiksi kerran kuukaudessa vuoden ajan, joissain ehdotuksessa jopa pidempäänkin. Joku vastaajista ehdotti perehdytyksen ja kokeneen opettajakollegan toteuttaman mentoroinnin yhdistämistä. Silloin uusi ja vanha kollega käyvät perehdytyksen yhdessä läpi. Mentoroinnin toteuttamisen tavat halutaan kuvata ja määritellä myös osana työaikasuunnittelua.
Tietämyksen hallinnan strategia avuksi
Joku vastaajista jäsensi hiljaisen tiedon siirtämistä ja perehdyttämistä moniulotteisen tietämyksen hallinnan strategian muodossa. Osa sen sisällöistä on esitelty jo edellä. Lisäksi osana tietämyksen hallinnan strategiaa ja samalla parempaa perehtymistä ehdotettiin tarvelähtöistä tiedolla johtamista. Uuden ammattilaisen voi olla vaikea hahmottaa esimerkiksi sitä, kuinka opiskelijoiden rästit etsitään ”käsityönä”.
Käyttöön voitaisiin ottaa myös senioripankki. Hiljaisen tiedon siirtämisen ja sitä koskevan kulttuurin edistämisen palkitsemista ehdotettiin.
Entä minkälainen olisi koulutuksen kokouksissa käsiteltyjen tietojen hakuun soveltuva digitaalinen etsin tai ideoiden pallotteluun ja kokemusten vaihtoon soveltuva, kollegoiden tuntemista edistävä virtuaalitila?
Osana tietämyksen hallintaa olisi tunnistettava sellaisia avainasiantuntijoita, joilta löytyy laadukasta osaamista niin opiskelijakeskeiseen lähestymiseen kuin järjestelmiin, toimintatapoihin kuin laitteisiinkin. Ammattikorkeakoulussa jo työskentelevien osaamista määriteltäessä koottaisiin myös uusien osaamisen keskeiset asiat.
Tietämyksen hallinnan strategiassa tulisi huomioida myös psykologinen lähestyminen. Se tarkoittaisi suunnitelmallisia keinoja uuden osaajan kuormituksen ja hankalien tilanteiden tunnistamiseksi. Psykologinen suunnitelmallisuus huomioisi kokemuksien ja ajatusten vaihdon edellyttämän luottamuksen ja läsnäolon. Luottamuksen ilmapiiri tukisi myös ns. tyhmien kysymysten kysymistä ja edistäisi samalla perehtymistä.