Yrityksissä ja organisaatioissa on monenlaisia tekijöitä, jotka aiheuttavat kitkaa työn tekemisessä. Näiden tekijöiden tunnistaminen ja muuttaminen onnistuvat parhaiten, kun työntekijät osallistuvat työn eri vaiheiden kehittämisprosesseihin. Ja tottahan toki heidät kannattaa ottaa mukaan, ovathan työntekijät itse oman työnsä parhaita asiantuntijoita. Kun työntekijät ovat itse päässeet vaikuttamaan ratkaisuun, he sitoutuvat paremmin toteuttamaan uutta toimintatapaa.
Kehittämiskohteiden valinta
Pysytään pinnalla –hankkeessa toteutettiin pk-teollisuusyrityksissä erilaisia kokeiluja. Yhdessä mukana olleessa yrityksessä haluttiin kokeilla uudenlaista, koko päivän kestävää työhyvinvointitapahtumaa (tyhy -päivä), jossa yhtenä osana olisi haasteelliseksi osoittautuneen työprosessin kehittämistä yhdessä työntekijöiden kanssa.
Tällä kertaa ratkaisua kaipaavat ongelmat ja kehittämiskohteet valittiin suunnittelutyöryhmän toimesta, sillä käytettävissä ollut suunnitteluaika oli hyvin rajallinen ja itse tyhy -päivänkin ohjelma oli tiivis. Toivottavaa olisi ollut osallistaa työntekijät myös näiden määrittelemiseen, mutta se ei tällä kertaa ollut mahdollista.
Henkilöstöä on kuitenkin helpompi saada osallistumaan kehittämiseen, kun käsitellään itseä lähellä olevaa asiaa.
Suunnittelutyöryhmässä oli eri henkilöstöryhmien edustajia, joten oli helppo löytää kaksi erilaista kehittämiskohdetta. Toinen sijoittui tuotannon puolelle, jossa oli tarve kehittää tietyn koneen käyttöön ja toimintaan liittyviä työvaiheita. Toinen, enemmän toimihenkilöihin vaikuttava haaste liittyi tiedon kulkuun.
Yrityksessä kaikki työvaiheet vaikuttavat lopulta kokonaisuuteen. Henkilöstöä on kuitenkin helpompi saada osallistumaan kehittämiseen, kun käsitellään itseä lähellä olevaa asiaa.
Käytännön toteutus
Toteutimme ratkaisupuut –työpajan tyhy-päivänä, jolloin koko henkilöstö kiersi toimintapisteillä pienryhmissä. Ryhmiä oli kaikkiaan kuusi ja kussakin 4 – 6 henkilöä. Jako ryhmiin oli tehty niin, että kussakin ryhmässä oli eri työtehtävissä toimivia henkilöitä. Näin ryhmissä oli kehitettävän prosessin läheisesti tuntevia ja niitä, jotka näkivät tilanteen kauempaa.
Toteutukseen tarvittiin post-it –lappuja, kyniä ja paperille piirretyt suuret puut. Jokaiseen puuhun kiinnitettiin käsiteltävä kysymys. Mukana toteutuksessa olivat tällä kertaa ulkopuoliset keskustelun ohjaajat.
Tällainen työskentelytapa oli suurelle osalle henkilöstöä uutta. Jotta lapuille kirjoittaminen ja niiden kiinnittäminen puihin lähtisi hyvin käyntiin, ensimmäisenä oli helppo lämmittelykysymys. Osanottajat kirjoittivat lapuille päivän tunnelmat ja liimasivat laput puun oksille. Sen jälkeen varsinaisten käsiteltävien aiheiden työstäminen lähti hyvin käyntiin.
Ryhmät toimivat eri tavoin. Osa oli hiljaisempia ja tarvittiin ohjaajan apukysymyksiä ja rohkaisua. Toiset ryhmät alkoivat pian keskustella niin vilkkaasti, että lappujen kirjoittamiseen ei jäänyt aikaa. Tällöin ohjaaja toimi kirjurina.
Työpajan tulokset
Parhaassa tapauksessa ryhmät jatkaisivat itse ratkaisupuihin kertyneen tiedon työstämistä. Tällä kertaa se ei ollut aikataulullisesti mahdollista, vaan ohjaajat tekivät tämän työvaiheen.
Lapuille kirjatut asiat luokiteltiin sisältönsä perusteella. Syntyneet kokonaisuudet sisälsivät yleisiä huomioita, tarkkaa kuvausta nykytilanteen haasteista sekä useita erilaisia ratkaisuehdotuksia.
Ohjaajat muokkasivat työpajan tuotoksista koosteen niin, että lappujen sisältöä ei voida yhdistää keneenkään työpajassa mukana olleeseen ja näkemykset jäisivät anonyymeiksi. Kooste toimitettiin lopuksi yritykseen, jossa työryhmä suunnittelisi toimenpiteitä koosteen pohjalta.
Menetelmän arviointi
Ratkaisupuut toimivat varsin hyvin käsiteltävien aiheiden kartoituksessa pieniä yksityiskohtia myöten. Lisäksi erilaisia ratkaisuehdotuksia saatiin hyvin esille. Jokainen sai tuoda oman näkemyksensä esille kirjoittaen ja muille perustellen. Jotkut laput liimattiin puuhun vasta ryhmän poistuessa, eli mielipiteensä sai kokonaisuuteen esille, vaikkei halunnut sitä ryhmälle kertoa.
Ulkopuolisilla ohjaajilla oli hyvin vähän ennakkotietoa käsiteltävistä aiheista. Heillä ei ollut käsitystä siitä, mitä haasteita aiheisiin liittyy tai miten asiat voitaisiin ratkaista eivätkä he näin ohjanneet ratkaisuihin pääsemistä. Ryhmä ryhmältä tieto aiheiden monimuotoisuudesta laajeni ja selkiytyi. Myös erilaisia ratkaisuehdotuksia kertyi.
Ohjaajat tekivät yritykselle yhteenvedon ryhmien tuloksista. Tuloksia suositeltiin käytettäväksi kyseisten ongelmien ratkaisemisessa ja prosessien edelleen kehittämisessä.
Toteutettavuus
Toteutimme ratkaisupuu -työpajan tyhy-päivän kokeiluna. Arviomme mukaan menetelmää voi helposti hyödyntää muulloinkin. Jos kehitettävä aihe on valmiina, tiedonkeruun ja ehdotusten keräämisen toteutukseen tarvitaan 20-30 minuuttia.
Tilaa tai välineitä ei tarvita paljoa. Keskustelun fasilitoijan on hyvä olla henkilö, joka koetaan puolueettomaksi. Näin oma näkemys on helpompi tuoda esille joko suullisesti tai lapulle kirjoittaen.