Virtuaalityökalut ovat oikein hyviä, kun tavataan ja työskennellään etänä. Yhdessä ollessa, kasvotusten toimiessa, niiden käytön hyöty saattaa kuitenkin pienentyä huomattavasti. Kupliva keskustelu ja ajatusten vaihto kärsivät, kun osallistujat ovat jokainen kirjautuneena verkossa muistilappujärjestelmäänsä ja keskittyvät keskustelun sijaan listaamaan omia ideoitaan verkkoon.
Samassa huoneessa olevien keskustelu voi helposti ajautua etätyökaluun listattujen ideoiden puolustamiseen. Ikävintä on huomata yhden moniäänisen keskustelun sijaan olevansa osa monen yhtäaikaisen monologin osaa.
Ideointi voi olla uuden kehittämisen iloisin hetki, kun kaikki osallistujat pääsevät vaikuttamaan ja tuomaan omat ajatuksensa näkyviin. Keskustelu on vilkasta ja aiheiden puiminen edistää asioita. Kun ideoidaan, on aktiivinen läsnäolo erityisen tärkeää. Parin etätyövuoden jälkeen palattuamme takaisin toimistoille ja läsnäoloon, huomataan kuitenkin, että virtuaalityökalut ovat todella tulleet jäädäkseen.
Osallistaminen on keskeistä muistaa ideoinnin aikana
Anita Woolley tutki Pittsburghin yliopistolla 2015, mitä ovat älykkään ryhmän elementit. Yksi keskeisistä huomioista oli puheenvuorojen jakautuminen ryhmätöiden aikana. Tutkimuksista selvisi, että puheenvuoroja toisilleen tasaisesti jakavat ryhmät menestyivät paremmin, kuin ryhmät, joissa yksi tai useampi dominoi keskusteluja muiden jäädessä hiljaisiksi. (Hyppönen 2014.)
Meidän on siis hyvä pohtia toimistolla ideoidessamme, millä saisimme kaikkien ideat kuulluksi ideointipalaverin aikana. Ymmärrämme sen, että ihmiset ovat erilaisia ja jotkut pitävät olla enemmän äänessä kuin toiset. Tästä huolimatta uskomme siihen, että jokaisen mielipiteet ovat yhtä arvokkaita, on sitten kyseessä sosiaalisempi tai introvertimpi yksilö.
Tällaista jakamisen mallia on kokeiltu hyödyntää Booster -hankkeessa, josta Xamkin projektipäällikkö Antti Leppilampi esittelee esimerkin. Hänet kutsuttiin auttamaan erästä tiimiä loppuvuoden tavoitteiden rakentamisessa ja ideoinnissa.
Sparraustuokio vedettiin väkevästi läsnä ollen ja siitä tuli osallistujien mukaan onnistunut. Antti näkee tähän syynä osallistujien tasapuolisen osallistamisen, Teamsin työkalujen selkeän käytön ohjeistamisen sekä kysymyksillä johtamisen.
Mikäli palaverin vetäjä johtaa keskustelua kysymyksillä, hän voi saada osallistujat paremmin motivoitumaan kehittämiseen. Osallistujat voivat parhaassa tapauksessa kokea omistajuutta käsiteltävästä aiheesta, kun he pääsevät vuorotellen pohtimaan palaveriin liittyvää kysymystä ja esittämään omat kokemuksensa ja tietämyksensä aiheesta.
Antti ohjeisti ryhmää breakout-roomin käytössä ja ohjeisti yhteisen keskustelun aikana hyödyntämään Teams-keskustelusta löytyviä työkaluja, joissa pyydettiin esim. nostamaan peukkua aina ollessaan samaa mieltä esiteltävästä asiasta.
Palaverin vetäjälle on äärimmäisen tärkeä pitää huoli siitä, että osallistujat saavat agendan palaverista ajoissa ja tarkat ohjeet siihen, miten mahdollisia etätyökaluja käytetään. Vetäjä pitää myös huolen siitä, että palaverin loppupuolella kaikille on selkeää, mitä on päätetty ja kuka on vastuussa missäkin.
Meidän kokemustemme mukaan toimiva keino on sopia yhteisesti Teamsistä sopiva kanava, johon tiedot tallennetaan. Teamsistä löytyy oiva työkalu “Polly”, jota voi hyödyntää palaverin loppupuolilla, mikäli loppuyhteenvetoon liittyy äänestys käsiteltävästä asiasta, tai tulevasta palaverista.
Tekstin kirjoittajien kokemusten mukaan etänä tapahtuvat ideointipalaverit saattavat heikentää palavereiden tehokkuutta, mutta kirjoittajat uskovat siihen, että ihminen on myös sopeutuvainen. Keskiössä tässä kaikessa ovat yhteiset selkeät pelisäännöt ja tarkka tiedonanto. Tämä luo kaikille osallistujille turvallisen tilan keskustella ja kokeilla uusia työkaluja.
Etenevän, syvällisen keskustelun etu on, että paikalla olevat henkilöt kuljettavat yhtä keskustelun virtaa. Keskustelu johtaa hyviin lopputuloksiin ohjattuna ja kaikkien osallistuessa. Jos on muistiin laitettavaa, siihen rooliin voi valita kirjoitustaitoisen yhteenvetäjän, joka myös muokkaa muistiinpanoista kaikille tapahtuman jälkeen lähetettävän koonnin. Kun saavutaan yhteen, ollaan läsnä.