Olen työskennellyt yli 20 vuotta erilaisissa opintohallintoon liittyvissä tehtävissä Jyväskylän ammattikorkeakoulussa, pääsääntöisesti opintosihteerinä. Työni luonne on muuttunut viime vuosina kohti sähköisten prosessien hallintaa. Olen myös itse mukana työpaikkani kehittämisprojekteissa, joiden tavoitteina on opintohallinnon prosessien kehittäminen kohti sähköistä hallintoa.
Parempaa palvelua korkeakoulun asiakkaille
Omassa työssäni on jo tapahtunut digiloikka. Opiskelijat voivat jättää esimerkiksi tutkintotodistushakemuksen vireille sähköisesti. Prosessi päättyy lopulta siihen, että skannaan todistuksen liitteineen sähköiseen arkistoomme. Digitalisaation yksi päätavoite täyttyy, asiakas saa parempaa palvelua, koska hakemuksen vireille laittaminen ei ole enää aikaan ja/tai paikkaan sidottu.
Muutama vuosi sitten valintakokeisiin kutsut lähetettiin paperisina kirjeinä postitse. Tänä päivänä kaikki korkeakouluihin hakijat täyttävät sähköisen hakemuksen Opintopolku.fi-portaalissa. Ja valitut ottavat opiskelupaikan vastaan samassa järjestelmässä. Uudet valitut opiskelijat tekevät myös läsnä- tai poissaoloilmoittautumiset Opintopolussa olevan Oili-palvelun kautta. Näin heidän tietonsa siirtyvät korkeakoulun opintohallintojärjestelmiin sähköisesti. Tältä osin myös meidän opintosihteerien työ on helpottunut. Ja toisaalta taas asiakas eli uusi opiskelija saa joustavaa palvelua, kun hän voi itse seurata valinnan tilaansa ja toimia ohjeistuksien mukaisesti sähköisessä palveluportaalissa.
Opintohallinnon digitalisoimishankkeet eivät rajoitu pelkästään ammattikorkeakoulujen sisäisten toimintatapojen kehittämiseen. Kansallisella tasolla on menossa useita hankkeita, joiden pitkän tähtäimen tavoitteina ovat mm. ammattikorkeakoulujen yhteistyön tiivistäminen, ristiinopiskelun sujuvoittaminen kaikille ammattikorkeakouluopiskelijoille järjestelmäriippumattomasti. Näiden kansallisten opintohallinnon e-hankkeiden tulevaisuuden visiossa opiskelijoille mahdollistetaan ympärivuotinen opiskelu, oman osaamisprofiilin rakentaminen, opiskeluaikojen lyhentäminen ja paremman työllistyvyyden turvaaminen. Tässä toteutuu siten myös Suomen hallitusohjelman digitalisoimiskärkihankkeen tavoite: ”Julkiset palvelut rakennetaan käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi toimintatapoja uudistamalla.”
Robotiikkasovelluksilla voitaisiin tarkistaa opiskelijan suoritukset ja vertailla niitä tutkintovaatimuksiin
Mutta millainen on tulevaisuuden opintohallinnointi? Miten pitkälle digitalisointi viedään opintohallinnoinnissa? Tarvitaanko tulevaisuudessa ollenkaan opintosihteereitä ja edustanko työmarkkinoilta häviävää toimenkuvaa?
Opetussuunnitelmat, henkilökohtaiset opintosuunnitelmat (hops), opintosuoritukset ja opiskelijoiden tiedot ovat jo nyt digitaalisessa muodossa. Seuraava vaihe on robotiikka. Järjestelmäkehityksessä ollaan jo niin pitkällä, että esimerkiksi opiskelijan tutkinto-ohjelman opetussuunnitelman ja hänen hopsinsa vertaileminen järjestelmäsovellusten avulla olisi jo käytännössä mahdollista.
Ensimmäisenä esimerkkinä tulee mieleen lähellä valmistumisvaihetta oleva opiskelija, joka miettii, onko hän tehnyt kaikki tutkinnon vaatimat opinnot, jotta voisi valmistua? Robotiikkasovelluksen avulla tämä ops–hops-vertaileminen ja tarkistaminen olisi mahdollista toteuttaa. Tässä kohtaa opintosihteeriltä häviäisi tämä tarkistustyö, joka on meille vielä tänä päivänä arkipäivää. Tehtäviini kuuluu tarkistaa yhdessä koulutusvastaavan tai muun vastuuhenkilön kanssa, että opiskelijan suoritukset täyttävät tutkinnon vaatimukset ja hän voi valmistua.
Mielenkiinnolla siis odotan, miten pitkälle opintohallintoa automatisoidaan. Toteuttamismahdollisuudet ovat jo olemassa, kysymys lieneekin vain, kuka maksaisi sovelluskehitykset?