Arvoltaan yli 60 000 euron hankinnat on Xamkissa keskitetty hankintayksikön tehtäväksi. Pienempiä ostoksia tehdään tutkimus-, kehitys- ja innovaatiohankkeissa (TKI) sekä muissa yksiköissä itsenäisesti, osa kilpailuttaen. Hankintayksikössä työn painopiste on siirtynyt viime vuosina pienhankintojen tukemiseen projektihenkilöstöä ohjaamalla.
Hankinnat sähköisesti Cloudia-järjestelmällä
Kokonaisuuden hahmottamista helpottaa hankintajärjestelmä Cloudia. Sen käyttöä laajennettiin vuonna 2019 kutsuen projektihenkilöstöä käyttäjiksi aktiivisesti sitä mukaa, kun TKI-hankkeissa aloitettiin uusia kilpailutuksia.
Vuoden 2020 alusta kaikki kilpailuttamista vaativat hankinnat voidaan tehdä alusta loppuun asti sähköisesti mahdollistamalla hankintapäätöksen digitaalinen allekirjoitus. Osaltaan tämän innostamana järjestelmän käyttäjiä on Xamkissa jo 45.
Vireää ja vihreää hankintaa näkyvissä
Hankintajärjestelmässä tehtiin vuonna 2019 yhteensä 72 kilpailutusta, mikä on noin 25 prosenttia enemmän kuin edellisenä vuotena. Jopa 12:n kilpailutuksen arvo ylitti 221 000 euron EU-rajan. Syynä olivat uuden Kotkan kampuksen suunnitteluun liittyvät kilpailutukset, joita Xamk teki yhdessä Kymenlaakson Kampuskiinteistöt Oy:n kanssa.
Kansallisen 60 000 euron rajan ylittäviä hankintoja tehtiin 14 ja sen alittavia 24. Lisäksi TKI-hankkeissa tehtiin 23 hankintaa kevyesti kilpailuttaen.
Ympäristöasiat huomioitiin vuonna 2019 jo yli 40 prosentissa järjestelmän kautta tehdyistä hankinnoista. Hankintoja oli yhteensä 74. Tämä on merkittävä lisäys edellisen vuoden noin 30 prosentin osuuteen verrattuna. Ympäristöasioiden huomiointi keskittyi kuitenkin vielä useimmiten toimittajakumppanin ympäristöjärjestelmiin.
Hankittavaa palvelua tai tavaraa kuvattaessa emme ole vielä sillä laadullisella tasolla, johon voisimme päästä. Tavoitteena on vuonna 2020 muistuttaa hankintoja tekeviä, että tuotteille ja palvelujen toteutuksen tavoille voidaan asettaa myös tarkempia toivomuksia.
Myös tietokonehankinnoissa edellytetään vastuullisuutta
Vuoden 2019 aikana Xamkissa oli tavoitteena kokeilla soveltuvissa hankinnoissa mallia, jossa elektroniikan – tässä tapauksessa tietokoneiden – toimittajaehdokkaat sitoutuvat vastuullisuuden vähimmäisvaatimuksiin. Tämä on vaativaa molemmille osapuolille, ja se on järkevää toteuttaa pitkän, useamman vuoden kestävän toimitussopimuksen aluksi.
Vuoden 2019 aikana pilotointia ei vielä tehty, sillä tietokoneiden kilpailutus tapahtuu vasta vuonna 2020. Sitoumus vastuullisuusvaatimuksiin liitetään tarjouspyyntöaineistoon Xamkin tavoitteisiin linjattuna.
Investointien valmistumiselle halutaan vauhtia
Vastuullinen hankinta on todellista tarvetta vastaava hankinta. Xamkissa suuremmat hankinnat suunnitellaan investointibudjetin muotoon. Tavoitteena on toteuttaa hankkeet suunnitellun mukaisina ja huolehtia järkevästä aikataulutuksesta. Tästä ovat vastuussa hankintoja tekevät yksiköt.
Vuoden 2019 budjetti sisälsi 34 hankintaehdotusta, joiden ennakoitu kokonaissumma oli 1 571 400 euroa. Vuonna 2018 ehdotuksia oli 31 ja niiden kokonaissumma oli 1 883 200 euroa.
Investoinneista 16 valmistui vuoden 2019 loppuun mennessä. Kahdentoista investoinnin toteutus tai valmistuminen siirtyi seuraavaan vuoteen. Kuusi investointia päätettiin jättää toteuttamatta.
Ajoissa valmistuneet investoinnit vastasivat rahalliselta arvoltaan noin 46 prosenttia ennakoidusta kokonaisbudjetista toteuman ollessa 730 338,29 euroa. Aikataulullisesti investointisuunnitelma toteutui merkittävästi heikommin kuin vuonna 2018, koska useammalle vuodelle jatkuvat hankkeet ja laitehankinnat lisääntyivät.
Vuoden 2020 alussa edellisiltä vuosilta jatkuvia investointeja on budjetissa jo 12. Nämä ovat pääosin laitehankintoja ja laboratoriotilojen investointeja.
Vuoden 2020 aikana investointien valmistumiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Asia nostettiin esiin budjettivastuullisille talousasioiden ajankohtaiskatsauksessa maaliskuussa 2020.