Xamkin turvallisuusalan 2. vuoden opiskelijat pänttäsivät 2023 kevätlukukauden tapahtumaturvallisuuden teorioita, ja pääsivät soveltamaan oppimansa käytäntöön huhtikuun lopulla tapahtuneessa Kotkan turvapuiston avajaistapahtumassa.
Opiskelijat saivat tärkeää käytännön oppia suunnitelmien ja asiakirjojen laatimisesta, niiden toteuttamisesta käytäntöön, sekä tapahtumiin liittyvien varasuunnitelmien tärkeydestä. Aina tapahtuu muutoksia.
Asiakirjat kuntoon ennen tapahtumaa
Kotkan turvapuiston avajaiset olivat mittava tapahtuma yhdistäen erilaisia pienempiä Xamkin, Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymä Ekamin ja viranomaisten tapahtumarasteja yhteen yhden päivän aikana yli 8 000 neliön tiloissa.
Savonlinnan turvallisuusalan opiskelijat laativat vaadittavat tapahtumaturvallisuusasiakirjat ennen varsinaista tapahtumaa, sekä toimivat itse tapahtumassa tapahtuman johtokeskuksessa.
Viranomaisten vaatimien tapahtumaturvallisuuden suunnitelmat sisälsivät muun muassa turvallisuussuunnitelman ja pelastussuunnitelman. Laaditut asiakirjat käsittelivät muun maussa tilapäisten rakennelmien turvallisuutta, alkusammuttimien sijaintia, poistumisturvallisuutta, järjestyksenvalvontaa sekä riskitarkasteluja.
Tapahtumaturvallisuus-opintojaksolla oli kaiken kaikkiaan tähän toteutukseen liittyen 14 opiskelijaa, ja käytännön toteuttamisen helpottamiseksi opiskelijat olivat jakautuneet pienemmiksi tiimeiksi. Osa opiskelijoista valitsi toteuttaa samaisen kurssin perustuen opintojakson kehittämistehtäviin ja tentteihin ilman käytännön toteutusta. Yksi opiskelija otti kokonaisvastuun tiimien toiminnasta, ja jakoi asiakirjojen laatimisen ja viranomaisten vaatimien päivitysten tekemisen eri opiskelijaryhmille, jotta kaikki saivat arvokasta kokemusta.
Asiakirjojen lisäksi on tapahtumaturvallisuuteen liittyen aina oltava varasuunnitelmia laadittuna. Alkuperäisiin suunnitelmiin voi tulla aina muutoksia – ja yleensä tuleekin – liittyen esimerkiksi sairastumisiin ja onnettomuuksiin liittyen. Näin myös tässäkin tapahtumassa, sillä yhden yhteistyökumppanin vastuuhenkilö sairastui juuri ennen tapahtumaa, ja tämä muutos vaati välitöntä reagointia tapahtuman johtokeskuksen henkilöstössä. Varahenkilön oli noustava sairastuneen henkilön rooliin välittömästi.
Johtokeskuksessa hommat hallinnassa kaiken aikaa
Tapahtuman tilannejohto tarkoittaa tapahtuman tilannehallintaa tilanteessa kuin tilanteessa. Johtokeskuksen henkilöstön vastuulla on muun muassa tapahtumaan saapuvien bussien opastaminen oikeaan paikkaan, saapuvien tapahtumavieraiden vastaanottaminen ja toivottaminen tervetulleeksi sekä infopisteen sujuvan toiminnan varmistaminen. Siitä kaikki lähtee.
Kaikki tämä toiminta vaatii sekä asiakaspalvelutaitoja että tapahtumaturvallisuuden ymmärtämistä, että kaikki sujuu suoraviivaisesti, mutkattomasti ja hymy huulilla.
Tilannejohdon henkilöstön vastuulla ovat niin ikään viestintä tapahtuman aikana, alueiden eristäminen esimerkiksi erilaisten näytösten ja rastien toteuttamisen aikana, tapahtumavieraiden turvallisen vierailukäynnin varmistaminen rasteilla, järjestyksenvalvojien ohjeistus sekä tapahtumavieraiden opastus ja turvallisuuden varmistaminen tapahtuma-alueelta poistumisessa.
”Tapahtuman johtokeskuksen on kyettävä ennakoimaan, ja oltava ajan tasalla kaiken aikaa mitä on tapahtumassa”, luettelee lehtori Anssi Heikkinen.
”Tilannejohto vaatii henkilöltä ennakointitaitoja, stressinsietokykyä, delegointitaitoja ja useiden eri asioiden hoitamista samanaikaisesti.”
Oikea-aikainen mahdollisuus soveltaa teoria käytäntöön välittömästi
”Kotkan turvapuiston avajaistapahtuma osui lukukauden ajoitukseen erinomaisesti, ja opiskelijat pääsivät näkemään suunnitelmien toteutuksen käytäntöön välittömästi,” kertoi lehtori Anssi Heikkinen.
”Tärkeä oppi oli myös varautua varasuunnitelmin mahdollisiin muutoksiin esimerkiksi sairastumisten ja onnettomuuksien varalle.”
Palaute opiskelijoilta oli erinomaista. He saivat erinomaisen kokonaiskuva tapahtuman turvallisuudesta, ja pääsivät itse toteuttamaan tapahtumaa tilannejohdon näkökulmasta.
Tapahtuman tilannejohdon hoitaminen oli suurimmalle opiskelijoista täysin uusi oppi, ja muun muassa viranomaisradioverkon eli virven toiminta oli yksi suurimmista elämyksistä tapahtuman johtokeskuksessa.
”Vastaavanlaista toimintaa on täysin mahdotonta toteuttaa luokkahuoneessa, joten tällainen käytännön tapahtuman toteuttaminen opettaa varmasti enemmän,” listaa Heikkinen.
Viranomaisradioliikenteen hoitaminen opetti opiskelijoille täsmällisyyttä tilannepäiväkirjan pitämisestä, komentojen kirjaamisesta sekä aikojen ja sisältöjen tallentamisesta.