Arjessa organisaatioviestintä on usein näkymätöntä, etenkin silloin, jos työt sujuvat ja tieto kulkee. Kriiseissä puolestaan tiedontarve kasvaa ja viestinnän nopeus korostuu. Jos viestintää ei johdeta ja tilannekuva puuttuu, syntyy hämmennystä ja pahimmillaan henkilöstön, opiskelijoiden ja yhteistyökumppaneiden luottamus organisaatioon horjuu.
Kriisiviestinnässä korostuvat faktat, nopeus ja tiedon saavutettavuus
Kriiseissä viestinnän sykli on paljon nopeampi kuin normaalissa arjessa ja päätöksiä joudutaan tekemään nopeasti ilman täydellisiä tietoja ja tulevaa ennakoiden. Poikkeustilanne edellyttää johtajilta ja esimiehiltä myös tunnetaitoja ja myötätuntoa – pelkkä informointi ei riitä, vaan on myös ymmärrettävä mitä ajatuksia uusi ja pelottavakin tilanne tuo tullessaan henkilöstön ja opiskelijoiden arkeen. Esimiehen on oltava valmis keskustelemaan ja kuuntelemaan sekä näyttämään myös oma epävarmuus uuden tilanteen edessä.
Koronaepidemia on testannut kriisiviestinnän toimivuutta kaikissa korkeakouluissa
Xamkissa on simuloitu erilaisia kriisejä ja harjoiteltu kriisien johtamista ja viestintää. Myös kriisiviestinnän ohjeita on päivitetty säännöllisesti ja kriisiryhmän vastuita on määritelty. Olemme myös monenlaisia kriisitilanteita yhdessä hoitaneet ja testanneet ohjeistuksen ja oppien toimivuutta käytännössä. Kriisiryhmäämme kuuluu johtoryhmä, turvallisuuspäällikkö ja viestinnän asiantuntijoita. Myös jokaisella Xamkin kampuksella on oma turvallisuusryhmä.
Koronakriisin johto ja viestintä Xamkissa
Kriisin alkuvaiheessa helmikuussa perustimme pienemmän koordinaatioryhmän, jota johti turvallisuuspäällikkö. Koordinaatioryhmä toimi johtoryhmän tukena ja välitti tilannekuvaa heille. Tilannekuvaa kartoitettiin kaksi kertaa viikossa ja seurasimme THL:n ja ulkoministeriön ohjeistuksia. Aluksi rajoitimme henkilöstön ulkomaille matkustamista ja pohdimme vaihto-opiskelijoiden kotiuttamista ja kansainvälisten vierailujen peruuttamista. Tilannekuva muuttui nopeasti vähän ennen maaliskuun puoliväliä. Koordinaatioryhmän toiminta päätettiin lopettaa ja siirtää vastuu kriisin johdosta johtoryhmälle. Teimme päätöksen etäopiskeluun ja etätyöskentelyyn siirtymisestä ennen Suomen hallituksen linjauksia ja poikkeuslain voimaan astumista.
Viestinnän saavutettavuus taattiin julkaisemalla kaikki tieto www-sivuilla
Päädyimme julkaisemaan kaiken koronaan liittyvän ohjeistuksen julkisilla www-sivuillamme ja opiskelijoiden ja henkilöstön lisäkysymykset ohjattiin omaan korona@xamk.fi sähköpostiosoitteeseen. Koronaohjeistusta täydennettiin aluksi päivittäin ja sen jälkeen 1 – 2 kertaa viikossa tai tarpeen mukaan. Henkilöstön intranettiin perustettiin korona-asioille oma uutiskanava, johon kaikki ohjeistus kerätään.
Miten pitää huolta vuorovaikutuksesta etänä?
Akuutin ja intensiivisemmän kriisiviestinnän jälkeen pohdimme tiimissämme, miten tilanne- ja tulevaisuudenkuvaa voisi välittää etänä niin henkilöstölle kuin opiskelijoille muillakin keinoin kuin julkaisemalla säännöllisesti päivittyvää koronatietoa. Päätimme aloittaa rehtorin vetämät striimatut henkilöstöinfot, joita järjestetään heinäkuuhun asti joka toinen viikko. Näihin infoihin voi lähettää kysymyksiä joko etukäteen tai kysymyksiä voi esittää tilaisuuden aikana. Lisäsimme myös henkilöstön uutiskirjeiden julkaisukertoja. Opiskelijoille on järjestetty opiskelijakunta Kaakon toimesta oma rehtorin info.
Yhteiset Teams-kahvihetket ovat lisänneet yhteenkuuluvuuden tunnetta
Etätyöskentelyssä päivittäinen ja säännöllinen yhteydenpito omaan tiimiin tärkeää, kun spontaanit kohtaamiset kahvihuoneessa tai työhuoneessa eivät ole mahdollisia.
Viestintä- ja markkinointitiimimme viettääkin päivittäin yhteisen kahvihetkin Teamsissa ja näiden kahvihetkien lisäksi pidämme yhteisen, pidemmän viikkopalaverin.
Uusia yhteydenpito- ja työskentelytapoja syntyy, jotka varmaan jäävät myös elämään poikkeustilanteen jälkeen. Omassa tiimissä totesimmekin, että tässä tilanteessa tiimin vuorovaikutus on demokraattisempaa kuin aikaisemmin. Nyt jokainen meistä on Teams-palaverissa yksin etäyhteydessä, eikä osa porukasta istu saman pöydän ääressä ja osa yksin.
Kriisin jälkihoito ja valmistautuminen tulevaan, kun etätyöstä on tullut osa normaalia arkea
Kartoitimme huhti-toukokuussa henkilöstön kokemuksia etätyöskentelyn haasteista ja myös hyvistä puolista. Koronaepidemian aiheuttaman poikkeustilanteen kaikkia vaikutuksia on vaikea vielä arvioida, mutta ainakin voimme hyödyntää henkilöstön kokemuksia arvioidessamme muun muassa johtamisviestinnän toimivuutta eri yksiköissä. On myös pikkuhiljaa ennakoitava tulevaa syksyä ja sitä miten paluu kampuksille hoidetaan. Kriisien jälkihoitoon kuuluu myös kriisiryhmän toiminnan itsearviointi. Jokaisesta kriisistä voi ja kannattaa ottaa opiksi. Tämä kriisi onkin kestävyyttä vaativa pitkän matkan juoksu eikä mikään nopea sprintti.