Eri sidosryhmien vaatimukset huomioitava
Aloittaessani helmikuussa 2021 verkkokauppa-asiantuntijana julkaisu- ja tuotantopalvelut -yksikössä sain vastuulleni verkkokauppapalveluiden kilpailuttamisen valmistelun ja käynnistämisen yhdessä projektipäällikkö Pekka Pulkkisen kanssa.
Oleellisena osana valmistelua oli vaatimusmäärittelyn laatiminen. Heti alusta alkaen oli selvää, että vaatimusmäärittelyä ei voida tehdä itsenäisesti, vaan yhteistyössä. Verkkokauppapalvelut koskettavat Xamkin sisällä niiden kehittämisestä vastaavan julkaisu- ja tuotantopalvelut -yksikön lisäksi useita eri sidosryhmiä, kuten avoin AMK ja täydennyskoulutus-, taloushallinto-, tietohallinto-, kansainvälisyyspalvelut- sekä viestintä- ja markkinointipalvelut -yksiköitä.
Päätimme osallistaa keskeiset sidosryhmät prosessiin työpajatyöskentelyn kautta. Jaoimme vaatimusmäärittelyn kuuteen pääteemaan:
- Käytettävyys ja ulkoasu
- Talous, maksupalvelut ja raportointi
- Toiminnalliset vaatimukset
- Integraatiot
- Käyttöönotto, ylläpito ja kehittäminen
- Tekniset ja tietoturvavaatimukset
Näiden teemojen ympärille rakensimme työpajat, joista kuhunkin osallistui 5-12 asiantuntijaa Xamkista, joilla on merkittävää asiantuntemusta aihealueeseen.
Työpajatyöskentelyä keskustelevalla otteella
Työpajoissa käytettiin soveltaen Minä-Me-Kaikki -menetelmää. Menetelmä soveltuu erityisen hyvin tilaisuuksiin, joissa tavoitteena on ideointi ja saada jokainen osallistuja mukaan. Ensin aihealueeseen tutustutaan itsenäisesti, sitten pareittain tai pienryhmissä ja lopuksi keskustellaan kaikki yhdessä. Oman lisämausteensa työpajoihin toi koronapandemia, jonka myötä ne järjestettiin luonnollisesti etänä Teamsin välityksellä.
Asiantuntijat valmisteltiin kuhunkin työpajaan etukäteen ennakkotehtävän myötä. Tehtävät olivat työmäärältään kevyitä, pääasiassa aihealueeseen liittyvien referenssien etsimistä ja ideoiden listaamista. Niiden päätarkoitus olikin virittää osallistujat aiheeseen ja kunkin työpajan alussa käytiin keskustelua ennakkotehtävien pohjalta.
Alkukeskustelun jälkeen pohdittiin ja kirjattiin ylös teemaan liittyviä vaatimuksia osallistujamäärän mukaan joko yhdessä tai kahdessa ryhmässä. Nämä syntyneet vaatimukset ja ideat käytiin läpi yhdessä koko ja priorisoitiin asteikolla 1-3 – mitä vaaditaan heti ja mitkä voidaan jättää myöhempään jatkokehitykseen?
Työpajojen jälkeen järjestettiin yhteenveto, jossa esiteltiin kaikille työpajoihin osallistuneille tuloksia ja näkemyksiä kokonaisuudesta, millaiseksi vaatimusten perusteella Xamkin verkkokauppapalvelut olisivat muodostumassa. Kaiken kaikkiaan työpajoissa vallitsi erittäin keskusteleva ja yhteistyökykyinen henki. Asioita tuotiin rohkeasti ja avoimesti esiin, ja osallistujia kannustettiinkin siihen – ideointivaiheessa enempi on parempi.
”Keskeisten sidosryhmien osallistaminen suunnitteluun jo alkuvaiheessa on tärkeää, jotta saadaan varmasti laadukas ja toimiva kokonaisuus aikaiseksi”
”Osallistava työskentely ei ole helpoin työskentelymuoto – se vaatii paljon suunnittelua, joustoa ja organisointia.”
”Toisaalta huolelliset pohjatyöt varmistavat sen, että asiat helpottuvat prosessin edetessä. Samoin myös alkuvaiheessa osallistetut ihmiset sitoutuvat paremmin yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi, koska ihmiset ymmärtävät kokonaisvaltaisesti, mitä ollaan tekemässä ja ennen kaikkea miksi tätä tehdään”, toteaa projektipäällikkö Pekka Pulkkinen.
Työpajojen määrittelyn tuloksena verkkokauppapalveluissa saatiin esimerkiksi huomioitua erityisvaatimukset avoimen AMK:n ilmoittautumisten, räätälöityjen asiakasmaksujen ja käyttäjätunnushallinnan suhteen, kuten myös talousraportointiin sekä mikrokurssien osto- ja suorittamisprosessiin liittyvät vaatimukset. Kaiken keskiössä on optimoitu asiakaskokemus.
Tulevaisuus näyttää ehdottomasti valoisalta Xamkin verkkokauppapalveluiden kehittämisen suhteen!