Kunnalla on useita rooleja alueensa toimijana, ja palvelujen tarjoaminen kuntalaisille edellyttää saumatonta tiedonhallintaa. Kuntalaisten odotukset kasvavat jatkuvasti, ja siksi on entistä tärkeämpää varmistaa, että kunnan eri palvelut toimivat yhteen saumattomasti ja tehokkaasti.
Tässä yhteydessä toimiva tiedonhallinta ja semanttinen yhteentoimivuus nousee keskiöön, tarjoten ratkaisun moniin perinteisiin tiedonhallinnan haasteisiin.
Semanttinen yhteentoimivuus tarkoittaa tietojen ja niiden merkityksen yhdenmukaistamista eri tietojärjestelmien, palvelujen ja organisaatioiden välillä. Semanttisen yhteentoimivuuden työkaluja ovat tietomallit, koodistot ja sanastot.
Kuntien tiedonhallinnan haasteena on tietojärjestelmien hajanaisuus. Kunnat toimivat useilla toimialoilla ja käyttävät toiminnassaan kymmeniä, jopa satoja eri tietojärjestelmiä.
Tiedon hajanaisuus, erilaiset tietorakenteet, käsitteet ja sanastot, vaikeuttavat tietojen löytämistä ja hyödyntämistä mm. asiakaspalvelussa sekä toiminnassa muiden viranomaisten kanssa.
Tiedonsiirtojen toteuttaminen on hankalaa ja kallista, kun tietoja joudutaan siirtämään asiakaskohtaisesti räätälöidyillä tietosisällöillä ja -malleilla.
Yhteentoimivuuden työkaluja ylläpidetään Digi- ja väestötietoviraston yhteentoimivuusalustalla. Näiden työkalujen käyttö mahdollistaa tietojärjestelmien väliset integraatiot ja on näin perusedellytys digitalisoinnin edistämiselle. Tietojen yhteiskäyttö mahdollistuu, mikä luo edellytykset tekoälyn käyttöönotolle.
Tiedonhallinta on tehokkaampaa yhtenäisen hallinnan avulla. Päätöksentekoon saadaan kattavampaa tietoa eri palveluista. Asiakaskokemus parantuu, kun yhteentoimivuus mahdollistaa tiedon jakamisen eri palveluiden välillä.
Kuva 1 Ratkaisuna semanttisen yhteentoimivuus (mukaillen Tiedonhallintalautakunnan kommentointipyyntö 2023b, 51)
KÄYTÄNNÖN ESIMERKKEJÄ
Esim. 1. Asiakastietojen yhtenäistäminen
- Kunnassa oli aiemmin useita erillisiä tietokantoja, joissa oli päällekkäistä ja ristiriitaista asiakastietoa.
- Semanttisen yhteentoimivuuden avulla asiakastiedot on yhdistetty yhdeksi tietokannaksi, jossa tiedot ovat yhtenäisiä ja luotettavia.
Esim. 2. Palvelujen integraatio
- Aiemmin kunnan eri palvelut toimivat erillisinä ja tiedon siirto niiden välillä oli hankalaa.
- Semanttisen yhteentoimivuuden avulla eri palvelut on integroitu toisiinsa, mikä helpottaa tiedon jakamista ja yhteistyötä eri palveluiden välillä.
Esim. 3. Kuntalaisen näkymä
- Kunnassa on kehitetty semanttinen käyttöliittymä, jossa kuntalainen voi nähdä kaikki häntä koskevat tiedot yhdellä kertaa.
- Tämä helpottaa kansalaisen asiointia ja parantaa palveluiden saatavuutta.
Semanttisen yhteentoimivuuden käyttöönotto kunnan tiedonhallinnassa ei ole pelkästään tekninen parannus vaan myös strateginen päätös parempien palvelujen tarjoamiseksi kuntalaisille.
Kun tieto virtaa vaivatta eri osastojen ja palvelujen välillä, voidaan nopeuttaa päätöksentekoa, parantaa palvelujen laatua ja vähentää kustannuksia. Kokonaisuudessaan semanttinen yhteentoimivuus luo vahvan perustan kunnan digitalisaatiolle ja innovaatioille. Tämä ei ainoastaan vastaa nykyisiin tarpeisiin vaan valmistaa kuntaa tulevaisuuden haasteisiin, missä nopea ja älykäs tiedonhallinta on avaintekijä menestykseen.
TUTUSTU
- Video Yhteentoimivuusalustasta https://youtu.be/ERLe8kFmbx0